E-Rechnung: Pflicht prüfen, Dateien öffnen, Rechnungen erstellen

Eine E-Rechnung ist kein Bild einer Rechnung, sondern ein Datensatz. Jede Angabe steht in einem festen Feld der Norm EN 16931: Rechnungsnummer im Feld BT-1, Datum in BT-2, Name des Verkäufers in BT-27, Zahlbetrag in BT-115. Ein Programm kann diese Felder ohne Texterkennung übernehmen, die Summen nachrechnen und die Zahlung vorbereiten. Eine PDF zeigt dieselben Angaben nur als Text auf einer Seite; das Umsatzsteuergesetz nennt sie deshalb eine sonstige Rechnung.

In Deutschland begegnen Ihnen zwei Formate. Die XRechnung ist reines XML, maschinenlesbar, aber ohne Ansicht für Menschen; sie öffnen Sie mit einem Viewer. ZUGFeRD verbindet beides: eine PDF/A-3 zum Lesen und darin die Datei factur-x.xml mit den Daten. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung bekommt, sieht also eine normale PDF, und seine Buchhaltung findet zusätzlich die XML. Mehr dazu unter Was ist eine E-Rechnung?.

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Schickt Ihnen ein inländischer Lieferant eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie sie annehmen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass ein E-Mail-Postfach ausreicht. Nötig sind drei Dinge: eine Adresse, an die Rechnungen gehen, ein Weg, die XML zu lesen, und eine Ablage, die die Datei unverändert aufbewahrt.

Lesen können Sie jede XRechnung im Viewer zum Öffnen dieser Seite. Zum Prüfen vor der Zahlung genügt die Vorprüfung: Sie rechnet die Summen nach und zeigt, ob Pflichtangaben fehlen. Aufbewahren müssen Sie die XML 8 Jahre; ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF reicht nicht. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnungen empfangen und E-Rechnungen archivieren.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen und, wenn der Kunde zustimmt, PDF-Rechnungen. Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr; Rechnungen per EDI bleiben mit Zustimmung bis Ende 2027 möglich. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht.

Wer wenige Rechnungen schreibt, braucht dafür keine neue Software. Der Rechnungsersteller erzeugt eine ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung aus einem Formular, rechnet Netto, Steuer und Brutto selbst und sperrt den Download, solange Pflichtangaben fehlen. Für regelmäßige Rechnungen lohnt sich ein Programm, das die Formate aus Ihren Kundendaten erzeugt. Alle Stichtage mit Rechner: Fristen der E-Rechnung.

Für Rechnungen an Unternehmen sind beide Formate gleichwertig, solange die ZUGFeRD-Datei mindestens das Profil BASIC nutzt. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständige Rechnung und zählen nicht als E-Rechnung. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass ein Kunde ohne passende Software die PDF trotzdem lesen kann; die XRechnung ist schlanker und wird von Behörden bevorzugt.

Für Rechnungen an Behörden des Bundes gilt die E-Rechnungsverordnung: Verlangt wird eine XRechnung oder ein anderes Format nach EN 16931 mit der Leitweg-ID des Auftraggebers. Die ZUGFeRD-Datei nimmt die Rechnungseingangsplattform des Bundes nur im Profil XRECHNUNG an. Den Vergleich mit Entscheidungshilfe finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD.

Die Leitweg-ID adressiert eine Rechnung innerhalb der Verwaltung, so wie eine Postleitzahl einen Ort. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und zwei Prüfziffern nach dem Verfahren Modulo 97-10. Die ersten zwei Ziffern nennen das Land oder mit 99 den Bund. Ein Tippfehler fällt fast immer an der Prüfziffer auf; der Leitweg-ID-Prüfer findet ihn vor dem Versand.

Der Bund nimmt Rechnungen über seine Plattformen per Weberfassung, Upload, Peppol oder E-Mail entgegen. Bei Direktaufträgen bis 1.000 € netto ist die E-Rechnung an den Bund nicht vorgeschrieben. Die Länder haben eigene Regeln und Portale; die Leitweg-ID nennt Ihnen immer der Auftraggeber. Mehr unter E-Rechnung an den Bund.

Die häufigsten Gründe, warum eine E-Rechnung zurückkommt, sind fehlende Pflichtangaben und Rechenfehler. In der XRechnung verlangen die deutschen Regeln zum Beispiel eine Käuferreferenz (BR-DE-15), die vollständige Anschrift des Verkäufers und seine Kontaktdaten mit Telefon und E-Mail (BR-DE-2 bis BR-DE-7). Die Summe der Positionen muss genau der Summe in den Gesamtbeträgen entsprechen, auf den Cent.

Die Vorprüfung im XRechnung-Validator zeigt jede verletzte Regel mit ihrer Kennung und dem betroffenen Feld. So können Sie die Fehlermeldung eines Kunden oder Portals nachvollziehen. Was die einzelnen Meldungen bedeuten und welche davon den Vorsteuerabzug berühren, erklärt das BMF-Schreiben zur E-Rechnung.