XRechnung erstellen: kostenlos, mit allen deutschen Pflichtfeldern

Was eine XRechnung von anderen E-Rechnungen unterscheidet

Jede XRechnung ist eine E-Rechnung nach EN 16931, aber nicht jede E-Rechnung ist eine XRechnung. Die Spezifikation der KoSIT schränkt die Norm für Deutschland ein: Manche Felder, die europaweit freiwillig sind, werden Pflicht, und einige Codelisten werden enger. Erkennbar ist eine XRechnung an der Kennung im Feld BT-24, die mit „urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0“ beginnt.

Das Formular blendet diese Felder bei der Einstellung „XRechnung“ als Pflicht ein. Ihre E-Mail-Adresse dient zugleich als elektronische Adresse des Verkäufers; beim Empfänger tragen Sie dessen Rechnungsadresse oder bei einer Behörde die Leitweg-ID ein.

XRechnung an eine Behörde

Stellen Sie den Empfänger auf „Behörde“, erscheint statt der E-Mail des Kunden das Feld für die Leitweg-ID. Das Formular trägt sie zweimal ein: als Käuferreferenz in BT-10 und als elektronische Adresse des Käufers in BT-49 mit dem Schema 0204, wie es die Plattformen der Verwaltung erwarten. Eine Leitweg-ID mit falscher Prüfziffer wird sofort angezeigt, denn eine solche Rechnung kommt nicht an. Die Kennung erhalten Sie vom Auftraggeber, meist in der Bestellung.

Für die Bundesverwaltung gilt die E-Rechnungsverordnung. Sie verlangt eine Rechnung nach EN 16931, nennt die XRechnung als Standard und schreibt neben der Leitweg-ID die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers vor. Bei Direktaufträgen bis 1.000 € netto entfällt die Pflicht. Ob Ihr Auftrag darunter fällt, zeigt der kurze Test:

Wie wir die erzeugten Dateien prüfen

Die XML entsteht nach der Reihenfolge der Elemente, die das Schema vorgibt, damit auch strenge Prüfprogramme sie annehmen. Für die Methode haben wir vier typische Fälle erzeugt, je in UBL und CII: eine Dienstleistung mit zwei Steuersätzen, eine Kleinunternehmerrechnung, eine Bauleistung mit Reverse Charge und eine Rechnung an eine Bundesbehörde. Alle acht Dateien hat der Validator der KoSIT mit der Empfehlung „annehmen“ bewertet. Zusätzlich liest der Viewer jede erzeugte Datei wieder ein, und die Beträge müssen mit dem Formular übereinstimmen.

Versenden und Portale

An Unternehmen schicken Sie die XRechnung als Anhang einer E-Mail. An den Bund geht sie über die Plattformen der Verwaltung, die Rechnungseingangsplattform nimmt Rechnungen per Upload, Weberfassung, Peppol oder E-Mail an. Per E-Mail gilt dort: eine Rechnung pro Nachricht, und nur die strukturierte Datei. Einzelheiten unter E-Rechnung per E-Mail und E-Rechnung an den Bund. Zum Aufbau der Leitweg-ID gibt die Formatspezifikation Auskunft; den Prüfer finden Sie unter Leitweg-ID.

Häufige Stolpersteine

Drei Fehler tauchen bei selbst erstellten XRechnungen immer wieder auf. Erstens eine Leitweg-ID mit vertauschten Ziffern; die Prüfziffer verrät das. Zweitens ein Ansprechpartner ohne Telefonnummer, weil das Feld auf Papierrechnungen selten vorkommt. Drittens eine Rechnungsnummer, die schon einmal verwendet wurde. Gegen die ersten beiden hilft das Formular; die Nummer müssen Sie selbst fortlaufend vergeben. Hintergrund zum Format selbst finden Sie unter XRechnung.