XRechnung prüfen: Vorprüfung mit verständlichen Meldungen

Was die Vorprüfung kontrolliert

Die Prüfung geht die Rechnung in festen Schritten durch. Zuerst die Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsart, Währung, Namen und Anschriften beider Seiten, mindestens eine Position. Dann die Rechnung selbst: Jede Positionssumme muss Menge mal Preis ergeben, die Summe der Positionen muss dem Feld BT-106 entsprechen, und die Steuer je Satz muss zum Steuerbetrag passen. Danach folgen die Regeln der Steuerkategorien und zuletzt, bei einer XRechnung, die nationalen Regeln.

Das Beispiel, das beim Laden erscheint, ist eine XRechnung, in der zwei Dinge fehlen: die Käuferreferenz und ein stimmiger Zahlbetrag. Die Tabelle unter der Karte zeigt beide Fehler mit Regel und Feld. Wählen Sie ein anderes Beispiel, verschwinden die Meldungen.

Vorprüfung und amtlicher Validator

Die Prüfsoftware der KoSIT ist das Referenzwerkzeug. Sie prüft eine Datei zuerst gegen das XML-Schema, also gegen Aufbau und Datentypen, und dann gegen die Schematron-Regeln der XRechnung. Das Ergebnis ist ein Bericht mit der Empfehlung, die Datei anzunehmen oder abzulehnen. Die Software läuft mit Java auf dem eigenen Rechner und richtet sich an Entwickler und Rechnungseingangsstellen.

Unsere Vorprüfung bildet den Teil der Regeln nach, der für Menschen ohne Programmierkenntnisse am meisten bringt, und erklärt jede Meldung auf Deutsch und Englisch. Um sicherzugehen, dass sie richtig rechnet, haben wir sie mit den Beispieldateien der Testsuite der KoSIT geprüft: Alle gültigen Dateien laufen ohne Fehler durch. Die Rechnungen, die der Ersteller dieser Seite erzeugt, hat der KoSIT-Validator in der aktuellen Konfiguration angenommen.

Welche Fehler wirklich Folgen haben

Nicht jede Meldung ist gleich schwer. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fälle. Ist die Datei so fehlerhaft, dass sie sich nicht lesen lässt, liegt gar keine E-Rechnung vor. Verletzt sie eine Geschäftsregel bei einer Pflichtangabe des § 14 Abs. 4 UStG, etwa einem falschen Steuerbetrag, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Verletzt sie eine Regel ohne steuerlichen Bezug, etwa eine fehlende Käuferreferenz, bleibt sie umsatzsteuerlich in Ordnung, auch wenn ein Portal sie zurückweist.

So lesen Sie eine Meldung

Jede Zeile der Ergebnistabelle hat vier Spalten. Die Stufe sagt, ob es ein Fehler oder ein Hinweis ist. Die Regel nennt die Kennung, mit der Sie in der Spezifikation nachschlagen können. Das Feld nennt den Business Term, zum Beispiel BT-10 für die Käuferreferenz oder BT-115 für den Zahlbetrag. Der Befund erklärt den Verstoß in einem Satz und nennt bei Positionen die Zeilennummer. Mit diesen Angaben finden Sie die Stelle in Ihrem Rechnungsprogramm oder können dem Absender genau sagen, was zu ändern ist.

Geht die Rechnung an eine Behörde, schalten Sie die Frage nach dem Empfänger auf „Ja“. Dann prüft die Vorprüfung zusätzlich, ob im Feld BT-10 eine gültige Leitweg-ID steht. Die Prüfziffer allein können Sie auch im Leitweg-ID-Prüfer kontrollieren.

Fehler beheben

Stammt die Rechnung von Ihnen, korrigieren Sie die Angabe in Ihrem Programm und erzeugen die Datei neu; eine XML von Hand zu ändern ist fehleranfällig. Ohne eigenes Programm können Sie die Rechnung im Rechnungsersteller neu schreiben; dort ist der Download gesperrt, solange eine Regel verletzt ist. Stammt die Rechnung von einem Lieferanten und betrifft der Fehler eine Pflichtangabe, bitten Sie um eine berichtigte Rechnung, bevor Sie die Vorsteuer ziehen. Was jedes Pflichtfeld bedeutet, steht unter EN 16931.