Folgen einer fehlenden oder fehlerhaften E-Rechnung
Pflicht, ausgestellte Rechnung und Inhalt wählen: Der Rechner schätzt das Risiko für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden und sagt, ob Sie berichtigen sollten.
Risiko für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden
Gering, aber vermeidbar
Statt der Pflicht-E-Rechnung kam eine sonstige Rechnung: dem Grunde nach kein Vorsteuerabzug, bei richtigem Inhalt aber regelmäßig doch (Abschnitt 15.2a Abs. 1a Satz 12 und 13 UStAE). Besser: E-Rechnung nachreichen.
| Gilt als E-Rechnung | Nein |
| Eigenes Bußgeld für fehlende E-Rechnung | Keins im UStG |
| Bußgeld § 26a UStG | Nicht einschlägig |
| Berichtigung | E-Rechnung ausstellen, die die alte berichtigt |
Grundlage: § 26a Abs. 2 und 3 UStG; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a, 6b und 35a, Abschnitt 15.2a UStAE.
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Eine eigene Strafe für die fehlende E-Rechnung kennt das Umsatzsteuergesetz nicht. Der Bußgeldtatbestand in § 26a UStG betrifft den Fall, dass eine Rechnung gar nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellt oder nicht aufbewahrt wird; die Geldbuße kann dann bis zu 5.000 € betragen. Die eigentliche Folge einer falschen Form trifft meist den Kunden: Wer statt der vorgeschriebenen E-Rechnung eine PDF oder Papierrechnung bekommt, hat dem Grunde nach keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 mildert das ab, wenn der Inhalt stimmt, doch der Kunde wird eine korrekte E-Rechnung verlangen. Bei fehlerhaften E-Rechnungen unterscheidet das Ministerium drei Fälle. Formatfehler machen die Datei zur sonstigen Rechnung. Verstöße gegen Geschäftsregeln, die eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG betreffen, machen die Rechnung fehlerhaft. Verstöße ohne Bezug zu den Pflichtangaben, etwa eine fehlende Käuferreferenz, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Berichtigt wird mit einer neuen E-Rechnung, die auf die alte verweist.
Bußgeld: was das Gesetz tatsächlich sagt
Viele Darstellungen sprechen von einer „Strafe“ für fehlende E-Rechnungen. Im Gesetz steht etwas Engeres. § 26a Abs. 2 UStG nennt als Ordnungswidrigkeit unter anderem, eine Rechnung entgegen § 14 Abs. 2 nicht oder nicht rechtzeitig auszustellen und eine Rechnung entgegen § 14b UStG nicht oder nicht lange genug aufzubewahren. Nach Absatz 3 kann das mit einer Geldbuße bis zu 5.000 € geahndet werden. Ein Tatbestand „Rechnung im falschen Format“ ist nicht darunter.
Wer also überhaupt keine Rechnung schreibt oder seine Eingangsrechnungen nicht aufbewahrt, riskiert dieses Bußgeld. Ob eine PDF, die eigentlich eine E-Rechnung hätte sein müssen, als „nicht ausgestellte“ Rechnung zählt, hat bisher weder Gesetz noch Verwaltung ausdrücklich gesagt. Seriös lässt sich nur sagen: Es ist ein vermeidbares Risiko.
Vorsteuer: das Risiko liegt beim Kunden
Für den Empfänger ist die Rechnung die Grundlage des Vorsteuerabzugs. Fehlt eine ordnungsgemäße Rechnung, darf er die Vorsteuer dem Grunde nach nicht abziehen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat dazu den Umsatzsteuer-Anwendungserlass ergänzt. Nach Abschnitt 15.2a Absatz 1a Satz 12 und 13 bleibt der Abzug bei einer sonstigen Rechnung statt der vorgeschriebenen E-Rechnung in der Regel möglich, wenn die übrigen Voraussetzungen und der Inhalt stimmen. Das ist eine Billigkeitsregel der Verwaltung, kein Freibrief: Ihr Kunde wird trotzdem eine korrekte E-Rechnung verlangen, und Sie schulden sie ihm.
| Ausgestellt wurde | Gilt als E-Rechnung | Folge für den Kunden |
|---|---|---|
| Korrekte E-Rechnung | Ja | Kein Risiko aus der Form |
| E-Rechnung, Regelfehler ohne Steuerbezug | Ja | Unbeachtlich, Rn. 35a |
| E-Rechnung, Fehler bei einer Pflichtangabe | Ja | Nicht ordnungsgemäß, berichtigen |
| XML mit Formatfehler | Nein | Sonstige Rechnung, Rn. 6a |
| PDF oder Papier trotz Pflicht | Nein | Abzug regelmäßig möglich, E-Rechnung nachreichen |
Formatfehler, Regelfehler, Inhaltsfehler
Die Unterscheidung des Ministeriums folgt der technischen Prüfung. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht dem Schema entspricht und deshalb nicht verarbeitet werden kann; sie ist dann nur eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format (Rn. 6a). Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn die Datei zwar lesbar ist, aber gegen eine Regel der Norm oder der XRechnung verstößt (Rn. 6b). Ob dieser Fehler schadet, hängt davon ab, ob er eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG betrifft, etwa den Steuerbetrag oder die Anschrift.
Ein Inhaltsfehler schließlich kann auch in einer formal fehlerfreien Datei stecken, etwa ein falscher Steuersatz. Die Validierung findet ihn nicht, und sie ersetzt nach Randnummer 35a auch nicht die inhaltliche Prüfung. Welche Fehlerart Ihre Prüfmeldung beschreibt, ordnet der kleine Rechner ein:
Umsatzsteuerlich ist die Datei
Umsatzsteuerlich ist die Datei
Ordnungsgemäß
| Fundstelle im BMF-Schreiben | Rn. 35a |
| Rechnung berichtigen | Nein |
| Prüfbericht aufbewahren | Empfohlen |
Berichtigen statt löschen
Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern berichtigt. Dazu stellen Sie ein neues Dokument aus, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist, und schicken es als E-Rechnung. Der Empfänger bewahrt beide Dateien auf, denn die erste darf nach den Aufbewahrungsregeln nicht verändert werden. In der Praxis ist es oft einfacher, die alte Rechnung mit einer Gutschrift vollständig zu stornieren und eine neue mit neuer Nummer zu schreiben.
Prüfen Sie Ihre Dateien vor dem Versand: Der XRechnung-Validator zeigt jede verletzte Regel mit Feld und Kennung, ohne die Datei hochzuladen. Für die vollständige Prüfung gibt es den Validator der KoSIT, den auch viele Rechnungsportale verwenden. Wie die Randnummern im Einzelnen lauten, steht unter BMF-Schreiben zur E-Rechnung.