E-Rechnung Beispiel: vier Musterrechnungen zum Ansehen und Laden

Die vier Fälle im Überblick

Fall 1: Dienstleistung mit zwei Steuersätzen

Eine Webagentur berechnet einem Händler 12 Stunden Gestaltung zu 85,00 €, einen Monat Hosting und zwei Fachbücher. Die ersten beiden Positionen tragen 19 Prozent, die Bücher 7 Prozent. In der E-Rechnung führt das zu zwei Zeilen in der Steueraufschlüsselung (BG-23): eine je Kombination aus Kategorie und Satz, jede mit Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag. Die Summe der Steuerbeträge ergibt das Feld BT-110, die Summe aus Netto und Steuer den Bruttobetrag BT-112. Weicht eine dieser Summen um einen Cent ab, meldet die Prüfung einen Fehler nach den Regeln BR-CO-14 oder BR-CO-15.

Fall 2: Kleinunternehmerin ohne Umsatzsteuer

Eine Fotografin rechnet einen halben Tag Produktfotos pauschal mit 480 € ab. Sie ist Kleinunternehmerin nach § 19 UStG, weist also keine Steuer aus. Die Position bekommt die Kategorie E, die Aufschlüsselung den Befreiungsgrund in BT-120. Ausstellen müsste sie keine E-Rechnung, denn Kleinunternehmer dürfen immer auch eine sonstige Rechnung schreiben. Das Muster zeigt, wie es aussieht, wenn sie es freiwillig tut. Eine Falle steckt im Detail: Ohne USt-IdNr. verlangt die Regel BR-CO-26 eine andere Kennung des Verkäufers, hier die Steuernummer.

Fall 3: Bauleistung mit Reverse Charge

Ein Bauunternehmen verlegt 140 Quadratmeter Estrich für einen anderen Bauunternehmer. Nach § 13b UStG schuldet der Empfänger die Steuer, die Rechnung weist sie deshalb nicht aus. Die Position trägt die Kategorie AE, der Befreiungsgrund nennt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, und beide Seiten müssen ihre USt-IdNr. angeben. Fehlt die des Käufers, schlägt die Regel BR-AE-02 an.

Fall 4: Rechnung an eine Bundesbehörde

Dieselbe Agentur rechnet gegenüber einer fiktiven Bundesbehörde ab. Hier gilt die E-Rechnungsverordnung: Die Rechnung braucht die Leitweg-ID 991-12345ABCDE-16 als Käuferreferenz im Feld BT-10 und als elektronische Adresse des Käufers mit dem Schema 0204. Dazu kommt die Bestellnummer des Auftraggebers. Welche Felder für Ihren eigenen Fall Pflicht sind, zeigt der kleine Rechner:

Wie die Muster geprüft wurden

Die Dateien entstehen bei jedem Aufruf neu aus denselben Daten, mit demselben Programmteil, der auch den Rechnungsersteller antreibt. Vor der Veröffentlichung hat Radif Partners alle vier Fälle in UBL und CII mit dem Validator der KoSIT und der Konfiguration für XRechnung 3.0.2 geprüft; alle acht Dateien wurden angenommen. Die ZUGFeRD-PDFs bestehen die Prüfung auf PDF/A-3. Eigene Rechnungen schreiben Sie mit dem Rechnungsersteller; welche Felder die Norm vorgibt, erklärt EN 16931.