E-Rechnungen empfangen: sind Sie bereit?

Was das Gesetz vom Empfänger verlangt

Die Pflicht steckt in § 14 Abs. 1 und 2 UStG: Für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung die Regel. Die Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG betreffen nur das Ausstellen. Für den Empfang gibt es keine Schonzeit, denn ein Lieferant, der schon heute E-Rechnungen schreibt, muss sie zustellen können. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt die Mindestausstattung: Es genügt, dass Sie ein E-Mail-Postfach für den Empfang bereitstellen. Ein bestimmtes Übertragungsverfahren dürfen Lieferant und Kunde vereinbaren, vorgeschrieben ist keines.

Daraus folgen vier praktische Aufgaben, die der Check oben abfragt: eine Eingangsadresse, ein Werkzeug zum Lesen, eine Prüfung vor der Zahlung und eine Ablage, die die Datei unverändert hält.

Eine Eingangsadresse einrichten

Bewährt hat sich eine eigene Adresse nur für Rechnungen, etwa rechnung@ oder invoice@ Ihrer Domain. Teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit, am besten zusammen mit der Bitte, je Rechnung eine eigene E-Mail zu senden. So landen Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern, gehen im Urlaub nicht unter und lassen sich später einem Vorgang zuordnen. Wer mit Plattformen oder dem Peppol-Netz arbeitet, kann dort zusätzlich empfangen; für die Pflicht nötig ist das nicht.

Die XML lesbar machen

Eine XRechnung ist reiner Text mit Feldnamen und ohne Seitenbild. Öffnen Sie sie mit einem Viewer: Der Viewer dieser Seite zeigt Absender, Positionen, Steuer und Zahlungsangaben als gewohnte Rechnung, liest die Datei im Browser und lädt sie nicht hoch. Die Steuerverwaltung bietet mit dem E-Rechnungs-Viewer bei ELSTER ebenfalls eine kostenlose Anzeige an. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sehen Sie zuerst die PDF; maßgeblich sind aber die Daten der eingebetteten XML. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML.

Vor der Zahlung prüfen

Die Prüfung ist dieselbe wie bei einer Papierrechnung: Stimmen Name und Anschrift, Ihre Bestellung, Menge und Preis, Steuersatz und Summen? Neu ist, dass ein Programm einen Teil davon abnehmen kann. Die Vorprüfung im XRechnung-Validator rechnet Positionen und Gesamtbeträge nach und meldet fehlende Pflichtfelder mit der Regel, gegen die sie verstoßen. Fehlt etwas, das der Vorsteuerabzug braucht, bitten Sie um eine berichtigte Rechnung, bevor Sie zahlen.

Weiterleiten und aufbewahren

Geht die Rechnung an die Buchhaltung oder die Kanzlei, leiten Sie immer die Originaldatei weiter. Für die eigene Ablage gilt § 14b UStG: 8 Jahre, im Originalformat und so, dass sich nachträgliche Änderungen ausschließen lassen. Wie das mit einfachen Mitteln gelingt, zeigt E-Rechnungen archivieren. Ob Ihre Rechnungen schon richtig liegen, sagt der kleine Rechner:

Eine druckbare Fassung für Akten oder Freigaben erzeugen Sie aus der XML, wie unter XRechnung in PDF umwandeln beschrieben. Diese PDF ist eine Lesehilfe und ersetzt die XML in der Ablage nicht.