E-Rechnung Formate: welches Format hat Ihre Datei?
Datei ablegen oder ein Beispiel wählen: Die Erkennung liest die Kennung der Rechnung und sagt, ob sie als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt.
Format der Datei
ZUGFeRD / Factur-X EN 16931
| E-Rechnung nach UStG | Ja |
| Syntax | UN/CEFACT CII |
| Kennung (BT-24) | urn:cen.eu:en16931:2017 |
Beispiel mit erfundenen Daten
Rechnungssteller
Muster Webdesign GmbH
Beispielweg 12
10115 Berlin
- USt-IdNr.:
- DE123456789
- Steuernummer:
- 30/123/45678
- Kontakt:
- Buchhaltung · +49 30 0000000 · rechnung@muster-webdesign.example
- Elektronische Adresse:
- rechnung@muster-webdesign.example (EM)
Rechnungsempfänger
Beispiel Handel KG
Musterstraße 5
50667 Köln
- USt-IdNr.:
- DE987654321
- Elektronische Adresse:
- eingang@beispiel-handel.example (EM)
Rechnung RE-2026-0415
- Nummer
- RE-2026-0415
- Datum
- 25.10.2026
- Leistungsdatum
- 20.10.2026
- Fällig
- 08.11.2026
- Käuferreferenz (BT-10)
- -
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Preis | USt | Netto |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Gestaltung Startseite | 12 Stunde | 85,00 € | 19 % | 1.020,00 € |
| 2 | Hosting Oktober 2026 | 1 Monat | 29,90 € | 19 % | 29,90 € |
| 3 | Fachbuch Barrierefreiheit | 2 Stück | 34,58 € | 7 % | 69,16 € |
| Summe Positionen | 1.119,06 € |
| Gesamt ohne USt | 1.119,06 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 199,48 € |
| Umsatzsteuer 7 % | 4,84 € |
| Gesamt mit USt | 1.323,38 € |
| Zahlbetrag | 1.323,38 € |
Zahlung: SEPA-Überweisung
Konto DE02120300000000202051 · Kontoinhaber Muster Webdesign GmbH
Bedingungen: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Technische Angaben
- Syntax
- UN/CEFACT CII D16B
- Standard
- ZUGFeRD / Factur-X
- Profil
- EN 16931
- Spezifikation (BT-24)
- urn:cen.eu:en16931:2017
- Prozess (BT-23)
- –
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Als E-Rechnung zählt in Deutschland jede Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das Bundesfinanzministerium nennt dafür vor allem drei Wege: die XRechnung der KoSIT, aktuell Version 3.0.2, als reine XML in UBL oder CII; ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X ab Version 2.0.1, eine PDF mit eingebetteter CII-XML, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL; und andere Formate, etwa Peppol BIS Billing oder EDI-Nachrichten, wenn sich ihre Angaben richtig und vollständig in die Norm übertragen lassen. Welches Format eine Datei hat, steht in ihr selbst: Das Feld BT-24 enthält die Kennung der Spezifikation, also eine Zeichenkette, die mit urn:cen.eu:en16931:2017 beginnt und je nach Format um einen Zusatz ergänzt wird. Die Erkennung oben liest dieses Feld, die Syntax und bei PDFs die eingebettete Datei aus. Keine E-Rechnung sind PDFs ohne XML, Scans, Office-Dateien und die alte Version ZUGFeRD 1.0. EDI bleibt mit Zustimmung bis Ende 2027 zulässig.
Die zulässigen Formate im Überblick
| Format | Syntax | Kennung in BT-24 enthält | E-Rechnung |
|---|---|---|---|
| XRechnung | UBL oder CII | xrechnung_3.0 | Ja |
| ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 | CII in PDF/A-3 | nur urn:cen.eu:en16931:2017 | Ja |
| ZUGFeRD BASIC, EXTENDED | CII in PDF/A-3 | factur-x.eu mit basic oder extended | Ja |
| ZUGFeRD MINIMUM, BASIC WL | CII in PDF/A-3 | factur-x.eu mit minimum oder basicwl | Nein |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL | peppol.eu:2017:poacc:billing:3,0 | Ja |
| EDI, z. B. EDIFACT | eigene Syntax | keine | Übergang bis 31. Dezember 2027 |
Die Grundlage ist § 14 Abs. 1 UStG: strukturiertes Format, elektronische Verarbeitung möglich, Übereinstimmung mit der Norm. Welche Formate das konkret erfüllen, beschreibt das Bundesfinanzministerium in seiner FAQ zur E-Rechnung und im Schreiben vom 15. Oktober 2025. XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 sind dort ausdrücklich genannt, andere Formate unter der Bedingung, dass die Angaben verlustfrei in die Norm übertragbar sind.
So arbeitet die Erkennung
Die Erkennung oben geht in drei Schritten vor. Zuerst prüft sie, ob die Datei eine PDF oder eine XML ist. Bei einer PDF sucht sie unter den Anhängen nach einer Rechnungs-XML und liest sie aus. Dann bestimmt sie die Syntax am Wurzelelement: Invoice oder CreditNote für UBL, CrossIndustryInvoice für CII, CrossIndustryDocument für das alte ZUGFeRD 1.0. Zuletzt liest sie die Kennung der Spezifikation und ordnet sie einem Format, einem Profil und einer Version zu.
Alles geschieht in Ihrem Browser. Die Datei wird nicht übertragen, und nach dem Schließen des Fensters ist nichts gespeichert. Für die Kennung reicht schon die Angabe in der Datei; ob der Inhalt alle Regeln einhält, prüft der Validator.
UBL und CII: zwei Schreibweisen derselben Rechnung
Die Norm EN 16931 beschreibt nur, welche Angaben eine Rechnung hat. Wie sie in XML geschrieben werden, legen zwei Syntaxen fest: UBL 2.1 von OASIS und Cross Industry Invoice von UN/CEFACT. In UBL steht der Zahlbetrag im Element PayableAmount, in CII im Element DuePayableAmount; gemeint ist in beiden Fällen BT-115. Programme in Deutschland sollen beide lesen können. Für Sie als Absender bedeutet das: Die Wahl der Syntax ist Geschmackssache, die Wahl des Formats nicht.
EDI im Übergang
Viele Handels- und Industrieunternehmen tauschen Rechnungen seit Jahrzehnten per EDI, etwa im Format EDIFACT. Nach § 27 Abs. 38 UStG bleibt das mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig. Danach ist EDI nur noch erlaubt, wenn sich die Angaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen. Ob Ihr EDI-Verfahren darunter fällt, prüft der Rechner:
EDI-Rechnung zulässig?
EDI-Rechnung zulässig?
Ja
| Übergang endet | 31. Dezember 2027 |
| Danach nötig | Interoperabilität mit EN 16931 |
Mehr zu den Bedingungen steht auf EDI-Rechnung. Was eine E-Rechnung grundsätzlich ausmacht, erklärt Was ist eine E-Rechnung?, und welches Datenmodell hinter allen Formaten steckt, EN 16931.