XRechnung oder ZUGFeRD: das richtige Format wählen
Sagen Sie, wer die Rechnung bekommt und ob ein Mensch sie ohne Software liest: Das Werkzeug empfiehlt das Format und nennt, was dabei zu beachten ist.
Empfohlenes Format
ZUGFeRD EN 16931
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit der XML: der Kunde kann sie öffnen wie bisher, seine Software liest die Daten.
| Leitweg-ID nötig | Nein |
| Sichtbare PDF dabei | Ja |
| Versand | E-Mail genügt |
XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC WL) sind beide E-Rechnungen im Sinne des UStG.
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
XRechnung und ZUGFeRD sind beide E-Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, solange ZUGFeRD mindestens in Version 2.0.1 und im Profil BASIC oder höher vorliegt. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 und enthalten dieselben Pflichtangaben. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei mit den zusätzlichen deutschen Regeln der KoSIT, ZUGFeRD eine PDF/A-3, in der die XML als Anhang steckt. Für Rechnungen an Unternehmen dürfen Sie frei wählen; ZUGFeRD hat den Vorteil, dass auch ein Kunde ohne passende Software die Rechnung lesen kann. Für Rechnungen an Behörden des Bundes verlangt die E-Rechnungsverordnung eine XRechnung oder ein anderes Format nach EN 16931; die Plattformen des Bundes nehmen ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG und nur als reine XML an. Länder und Kommunen verlangen ebenfalls fast immer XRechnung mit Leitweg-ID. Wer an beide Gruppen liefert, braucht ein Programm, das beide Formate schreibt, oder den Rechnungsersteller dieser Seite.
Die Formate nebeneinander
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Herausgeber | KoSIT, im Auftrag von Bund und Ländern | FeRD, gemeinsam mit Frankreich als Factur-X |
| Dateiform | Reine XML | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Syntax der Daten | UBL oder CII | CII |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, als PDF |
| Aktuelle Version | 3.0.2 | 2.5.2 |
| Rechnung an Bundesbehörden | Ja | Nur Profil XRECHNUNG, als reine XML |
| Rechnung an Unternehmen | Ja | Ja, ab 2.0.1 und Profil BASIC |
Beide Formate transportieren dasselbe Datenmodell. Die Rechnungsnummer liegt in beiden im Feld BT-1, der Zahlbetrag in BT-115, und die Geschäftsregeln der Norm gelten gleichermaßen. Die XRechnung legt aber zusätzlich deutsche Regeln fest, etwa eine Kontaktperson des Verkäufers und eine Käuferreferenz. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 braucht diese Angaben nicht; dafür bringt sie eine Ansicht mit, die der Kunde ohne Werkzeug lesen kann.
Die Entscheidung hängt am Empfänger
Statt nach dem besseren Format zu fragen, lohnt die Frage, wer die Rechnung verarbeitet. Drei typische Fälle:
- Bundesbehörde: Die E-Rechnungsverordnung verlangt ein Format nach EN 16931, und die FAQ von E-Rechnung Bund nennt als Regelfall die XRechnung. Leitweg-ID in BT-10 ist Pflicht.
- Land oder Kommune: eigene Landesregeln, in der Praxis fast immer XRechnung mit Leitweg-ID über das Portal des Landes.
- Unternehmen im Inland: beide Formate. Kleine Kunden ohne Buchhaltungssoftware kommen mit ZUGFeRD besser zurecht, große Kunden mit automatischem Eingang oft mit XRechnung.
Wenn Sie es nicht wissen, fragen Sie den Kunden. Viele Unternehmen nennen im Bestellprozess oder auf ihrer Website, welches Format und welche Adresse sie für Rechnungen nutzen.
Wie Sie das gewählte Format verschicken
Per E-Mail dürfen Sie beide Formate senden; der Empfang über ein E-Mail-Postfach genügt nach der FAQ des Bundesfinanzministeriums. Für den Bund gelten engere Vorgaben, zum Beispiel eine Rechnung pro E-Mail. Der Rechner zeigt, ob Ihr Anhang angenommen wird:
Versand per E-Mail
Versand per E-Mail
Geht
| Signatur nötig | Nein |
| Text der E-Mail | Frei, nicht Teil der Rechnung |
| Zugang beim Empfänger | Postfach muss Anhänge annehmen |
Aufwand beim Umstieg
Für den Rechnungssteller ist der Aufwand ähnlich. Ein Programm, das eine der beiden Varianten schreibt, kann meist auch die andere, denn die Daten sind dieselben. Wer selten Rechnungen schreibt, kann beide Formate im Rechnungsersteller erzeugen und dort sogar zwischen ihnen wechseln, ohne die Angaben neu einzugeben. Wer regelmäßig an Behörden liefert, sollte zusätzlich die deutschen Pflichtfelder kennen; sie stehen auf XRechnung. Die Unterschiede der ZUGFeRD-Profile erklärt ZUGFeRD.
Beim Aufbewahren ist der Unterschied kleiner, als oft angenommen wird. Nach der geänderten GoBD zählt die XML; bei ZUGFeRD bewahren Sie am besten die ganze Datei auf, bei XRechnung die XML selbst. Eine daraus erzeugte Ansicht oder ein Ausdruck ersetzt das Original in keinem Fall.