XRechnung in PDF umwandeln und richtig ablegen

Vom Datensatz zur lesbaren Seite

Wer eine XRechnung zum ersten Mal in einem Texteditor öffnet, sieht verschachtelte Elemente mit Namen wie cbc:PayableAmount oder ram:GrandTotalAmount. Diese Elemente entsprechen den Feldern der Norm EN 16931: BT-1 für die Rechnungsnummer, BT-27 für den Verkäufer, BT-115 für den Zahlbetrag. Ein Viewer übersetzt sie in eine gewohnte Rechnung. Er liest die Datei, erkennt die Syntax, also UBL oder CII, und ordnet jedes Element seinem Platz im Layout zu.

Die Druckfunktion des Browsers macht daraus eine PDF. Wählen Sie im Druckdialog als Ziel „Als PDF speichern“; das Werkzeug druckt dabei nur die Rechnung selbst, ohne Seitennavigation, Werbeflächen oder Formulare. Format A4, Ränder und Seitenumbruch stellt die Seite passend ein. Die amtliche Alternative ist der Viewer im Rahmen von ELSTER, der ebenfalls eine Ansicht erzeugt.

Was in der PDF steht und was nicht

Eingebettete Anhänge, etwa ein Stundennachweis oder ein Lieferschein, liegen in der XML als Base64-Text. Der Viewer nennt sie mit Dateiname und Typ, druckt sie aber nicht mit. Brauchen Sie diese Belege, bewahren Sie sie zusammen mit der XML auf, denn sie gehören zur Rechnung.

Aufbewahren: die XML, nicht die PDF

Mit der zweiten Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 hat das Bundesfinanzministerium geklärt, wie hybride und reine E-Rechnungen aufzubewahren sind. Nach den Randnummern 119, 125 und 131 der GoBD genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Eine Ansicht oder PDF, die nur dieselben Daten zeigt, muss nicht zusätzlich archiviert werden. Anders ist es, wenn die PDF eigene Angaben trägt, die für die Besteuerung wichtig sind, etwa Buchungsvermerke, Kontierungen oder Freigaben: Dann gehört auch sie ins Archiv.

Die Frist beträgt 8 Jahre nach § 14b UStG und § 147 Abs. 3 AO. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wie lange eine bestimmte Rechnung noch aufzuheben ist, zeigt der kleine Rechner:

Typische Anlässe für die PDF

In der Praxis brauchen viele Unternehmen die PDF nicht für das Finanzamt, sondern für Menschen: die Freigabe durch den Abteilungsleiter, die Rückfrage beim Lieferanten, die Weitergabe an ein Steuerbüro, das noch keine XML liest, oder die Ablage beim Projekt. Für all das ist die gedruckte Ansicht gut geeignet. Kennzeichnen Sie Freigaben und Vermerke so, dass klar bleibt, zu welcher XML die PDF gehört, am besten über die Rechnungsnummer im Dateinamen.

Wer Rechnungen regelmäßig empfängt, findet die Abläufe unter E-Rechnungen empfangen und die Regeln zum Archiv unter E-Rechnungen archivieren. Für das bloße Ansehen ohne Druck genügt der Viewer zum Öffnen; den umgekehrten Weg beschreibt PDF in XRechnung umwandeln.