BMF-Schreiben zur E-Rechnung: was die Verwaltung festgelegt hat
Wählen Sie, was die Prüfung meldet: Das Werkzeug sagt, wie das BMF-Schreiben den Fehler einordnet, welche Randnummer gilt und ob Sie berichtigen müssen.
Umsatzsteuerlich ist die Datei
Ordnungsgemäß
Ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel ohne Bezug zu §§ 14 Abs. 4, 14a UStG schadet nicht.
| Fundstelle im BMF-Schreiben | Rn. 35a |
| Rechnung berichtigen | Nein |
| Prüfbericht aufbewahren | Empfohlen |
Eine Validierung ersetzt nicht die Prüfung der Rechnung auf Richtigkeit, sie unterstützt sie (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a).
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Das Bundesministerium der Finanzen hat die Pflicht zur E-Rechnung in zwei Schreiben ausgelegt, vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 mit dem Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/00019/007/243. Das zweite Schreiben fasst die Auslegung neu und ergänzt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Für die Praxis zählen vor allem vier Punkte. Erstens die Einordnung von Fehlern: Eine Datei mit Formatfehlern ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (Randnummer 6a); Verstöße gegen Geschäftsregeln schaden nur, wenn sie eine Pflichtangabe betreffen (Randnummern 6b und 35a). Zweitens der Empfang: Ein E-Mail-Postfach genügt, ablehnen darf man eine E-Rechnung nicht. Drittens die Zustimmung zu sonstigen Rechnungen, die auch stillschweigend erteilt werden kann (Randnummer 22). Viertens die Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sind E-Rechnungen, nicht aber die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL. Die Schreiben binden die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte, und sind deshalb eine Auslegung, kein Gesetz.
Zwei Schreiben, eine Linie
Das Gesetz regelt die E-Rechnung in wenigen Sätzen von § 14 UStG und der Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG. Was diese Sätze im Alltag bedeuten, hat das Bundesministerium der Finanzen in Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt. Das erste stammt vom 15. Oktober 2024, das zweite vom 15. Oktober 2025 (Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/00019/007/243). Das Schreiben von 2025 ist das aktuelle; es übernimmt die Auslegung in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass, den die Finanzämter anwenden.
Solche Schreiben binden die Verwaltung. Für Unternehmen sind sie trotzdem die wichtigste Orientierung, weil die Betriebsprüfung nach ihnen vorgeht. Gerichte können anders entscheiden; Urteile zur E-Rechnungspflicht gibt es bisher kaum, denn die Pflicht zum Ausstellen beginnt erst 2027.
Die Randnummern, die Sie kennen sollten
| Randnummer | Thema | Kernaussage |
|---|---|---|
| 6a | Formatfehler | Datei nicht nach Schema verarbeitbar: keine E-Rechnung, sondern sonstige Rechnung |
| 6b | Geschäftsregelfehler | Datei lesbar, aber Regelverstoß; Folgen je nach betroffener Angabe |
| 17 | Gutschrift | Pflicht gilt auch im Gutschriftverfahren |
| 22 | Ausnahmen und Zustimmung | Kleinbeträge, Kleinunternehmer, Fahrausweise dürfen sonstige Rechnung sein; Zustimmung auch stillschweigend |
| 35a | Validierung | Ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung; Regelfehler ohne Bezug zu Pflichtangaben unbeachtlich |
Die Randnummern 6a, 6b und 35a gehören zusammen. Sie übersetzen die Meldungen einer technischen Prüfung in umsatzsteuerliche Folgen. Ein Prüfprogramm wie der Validator der KoSIT unterscheidet zwischen Schemafehlern, die das Lesen verhindern, und Schematron-Regeln, die einzelne Inhalte prüfen. Genau diese Grenze zieht auch das Ministerium.
Was die Fehlerarten für den Vorsteuerabzug bedeuten
Eine Datei mit Formatfehler ist nach Randnummer 6a lediglich eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Wo die E-Rechnung vorgeschrieben ist, fehlt dann die richtige Form. Für diesen Fall hat das Schreiben den Abschnitt 15.2a des Anwendungserlasses um die Sätze 12 und 13 in Absatz 1a ergänzt: Der Vorsteuerabzug aus einer solchen sonstigen Rechnung bleibt in der Regel erhalten, wenn ihr Inhalt stimmt. Verlangen darf der Kunde die richtige E-Rechnung trotzdem.
Ein Geschäftsregelfehler ist feiner zu betrachten. Betrifft er eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa einen Steuerbetrag, der nicht zum Satz passt, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und zu berichtigen. Betrifft er eine Angabe, die nur das Format verlangt, etwa die Käuferreferenz BT-10 einer XRechnung, ist er nach Randnummer 35a umsatzsteuerlich unbeachtlich. Ihre Prüfmeldung ordnet das Werkzeug oben ein; ob eine Datei überhaupt als E-Rechnung zählt, zeigt dieser Rechner:
E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG?
E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG?
Nein
| Darf ab 2027/2028 für Inlandsumsätze an Firmen genutzt werden | Nein |
| Empfang seit 2025 | Nur mit Ihrer Zustimmung |
| Zum Lesen | Normales Programm |
Empfang, Formate und EDI
Zum Empfang stellt das Ministerium klar, dass ein E-Mail-Postfach genügt und dass ein Unternehmer eine E-Rechnung nicht zurückweisen darf; die FAQ des Ministeriums wiederholen das. Als E-Rechnung gelten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL, die keine vollständige Rechnung enthalten. Mehr dazu unter ZUGFeRD und Was ist eine E-Rechnung?.
Daneben bleiben strukturierte Formate zulässig, die von der Norm EN 16931 abweichen, etwa EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission, wenn sich die Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen. Die Übergangsregel für bestehende EDI-Verfahren läuft Ende 2027 aus; Einzelheiten unter EDI-Rechnung.
Aufbewahrung nach den GoBD
Für die Aufbewahrung verweist das Umsatzsteuerrecht auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form. Deren Änderung vom 14. Juli 2025 stellt klar, dass bei einer E-Rechnung die strukturierte Datei aufzubewahren ist; den Bildteil einer ZUGFeRD-Rechnung nur, wenn er steuerlich wichtige Zusätze enthält. Die Frist beträgt 8 Jahre. Was das praktisch heißt, erklärt E-Rechnungen archivieren; die Folgen fehlerhafter Rechnungen Folgen und Bußgeld.