XRechnung: welche Felder Ihre Rechnung braucht
Besteuerung und Empfänger wählen: Die Liste zeigt jedes Pflichtfeld einer XRechnung für Ihren Fall, mit der Regel der KoSIT und der Stelle im Gesetz.
Pflichtfelder für Ihren Fall
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XRechnung: EN 16931 plus die nationalen Regeln BR-DE der KoSIT.
| Davon aus dem UStG | 13 |
| Davon nur technisch (Norm, KoSIT) | 4 |
| BT/BG | Angabe | Regel | Gesetz |
|---|---|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer | EN 16931 | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG |
| BT-2 | Rechnungsdatum | EN 16931 | § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG |
| BT-3 | Rechnungsart | EN 16931 | |
| BT-5 | Währung | EN 16931 | |
| BT-27 | Name des Verkäufers | EN 16931 | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| BG-5 | Anschrift des Verkäufers | EN 16931 | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| BT-31/32 | USt-IdNr. oder Steuernummer | BR-S-02 | § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG |
| BT-44 | Name des Käufers | EN 16931 | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| BG-8 | Anschrift des Käufers | EN 16931 | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| BT-72 | Liefer- oder Leistungsdatum | national | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG |
| BG-25 | Positionen: Menge, Einheit, Bezeichnung, Preis | EN 16931 | § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG |
| BG-23 | Steueraufschlüsselung je Satz | EN 16931 | § 14 Abs. 4 Nr. 7 und 8 UStG |
| BT-109/112/115 | Summen netto, brutto, fällig | EN 16931 | |
| BT-10 | Leitweg-ID | BR-DE-15 | § 5 ERechV |
| BG-6 | Kontakt des Verkäufers: Name, Telefon, E-Mail | BR-DE-2 bis 7 | § 5 ERechV |
| BT-34/49 | Elektronische Adressen beider Seiten | PEPPOL R010/R020 | |
| BG-16 | Zahlungsanweisungen, z. B. IBAN | BR-DE-1 | § 5 ERechV |
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen. Technisch ist sie eine sogenannte CIUS der europäischen Norm EN 16931: Sie übernimmt deren Datenmodell und schärft es mit nationalen Geschäftsregeln nach, die mit BR-DE beginnen. Gültig ist derzeit Version 3.0.2; sie kann nach dem Fahrplan der KoSIT bis zum 31. Juli 2027 verwendet werden, die nächste große Fassung trägt die Nummer 4.0. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, entweder in der Syntax UBL 2.1 oder in UN/CEFACT CII; eine Ansicht für Menschen hat sie nicht, dafür braucht es einen Viewer. Erkennbar ist sie an ihrer Kennung im Feld BT-24, die auf xrechnung_3.0 endet. Gegenüber der reinen Norm verlangt die XRechnung unter anderem eine Käuferreferenz, die vollständige Anschrift des Verkäufers, eine Kontaktperson mit Telefon und E-Mail sowie Zahlungsanweisungen. Bei Rechnungen an Behörden steht in der Käuferreferenz die Leitweg-ID.
Wer die XRechnung festlegt
Die KoSIT betreibt den Standard im Auftrag von Bund und Ländern. Sie veröffentlicht die Spezifikation, die Prüfregeln als Schematron und einen Validator, mit dem jeder eine Datei gegen das amtliche Regelwerk testen kann. Grundlage für die öffentliche Hand ist die E-Rechnungsverordnung des Bundes: Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten an Bundesbehörden elektronisch abrechnen, in XRechnung oder einem anderen Format nach EN 16931.
Für Unternehmen untereinander gibt es keine Pflicht zur XRechnung. Sie ist dort eines von mehreren zulässigen Formaten. Weil sie aber genau beschrieben und frei verfügbar ist, schreiben fast alle Buchhaltungsprogramme in Deutschland eine XRechnung.
Kennung und Versionen
Jede XRechnung trägt im Feld BT-24 die Kennung der Spezifikation. Für die laufende Generation lautet sie:
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0
Der vordere Teil verweist auf die Norm EN 16931, der hintere auf die deutsche Ausprägung. Die Formaterkennung dieser Seite liest genau diese Zeichenkette, um zu entscheiden, ob eine Datei als XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol gilt. Die KoSIT legt für jede Version einen Gültigkeitszeitraum fest; die aktuelle 3.0.2 gilt bis 31. Juli 2027. Danach folgt Version 4,0, deren Termine die KoSIT bekannt gibt.
Die wichtigsten deutschen Zusatzregeln
| Regel | Verlangt | Feld |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Zahlungsanweisungen, etwa Überweisung mit IBAN | BG-16 |
| BR-DE-2 | Kontaktangaben des Verkäufers | BG-6 |
| BR-DE-3 und 4 | Ort und Postleitzahl des Verkäufers | BT-37, BT-38 |
| BR-DE-5 bis 7 | Name, Telefon und E-Mail des Ansprechpartners | BT-41 bis BT-43 |
| BR-DE-8 und 9 | Ort und Postleitzahl des Käufers | BT-52, BT-53 |
| BR-DE-15 | Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID | BT-10 |
| PEPPOL R010 und R020 | Elektronische Adresse von Käufer und Verkäufer | BT-49, BT-34 |
Die Liste ist nicht vollständig; die Spezifikation enthält über dreißig Regeln mit BR-DE, darunter Vorgaben zu Skonto, Lastschrift und Rechnungstypen. Die Vorprüfung dieser Seite setzt die häufigsten davon um. Ob eine Datei wirklich alle Regeln einhält, entscheidet am Ende der Validator der KoSIT; wie wir unsere Ergebnisse damit abgeglichen haben, steht auf der Methodenseite.
Leitweg-ID: die Adresse in der Verwaltung
Geht die Rechnung an eine Behörde, steht in BT-10 die Leitweg-ID des Auftraggebers. Sie folgt einer eigenen Formatspezifikation mit Prüfziffer. Der Rechner prüft eine ID aus ihren Teilen:
Vollständige Leitweg-ID
Vollständige Leitweg-ID
991-12345-73
| Prüfziffer | 73 |
| Kennzahl | Bund |
Woher die ID kommt und wie Sie sie verwenden, erklärt Leitweg-ID. Den Weg der Rechnung zum Bund beschreibt E-Rechnung an den Bund.
XRechnung lesen und erzeugen
Eine XRechnung ist für Menschen kaum lesbar. Öffnen Sie sie im Viewer, um Positionen und Beträge als Rechnung zu sehen. Selbst eine erstellen können Sie mit XRechnung erstellen: Das Formular füllt die deutschen Pflichtfelder aus, zeigt fehlende Angaben rot und gibt UBL und CII aus. Vor dem Versand an einen Kunden lohnt der Gang durch den Validator.