PDF in XRechnung umwandeln: was wirklich geht
PDF auswählen: Das Werkzeug zeigt, ob darin bereits eine Rechnungs-XML steckt, und gibt sie zum Herunterladen frei. Fehlt sie, führt der Weg über den Ersteller.
Diese PDF ist
Keine E-Rechnung
Ohne eingebettete XML ist die PDF nur ein Bild der Rechnung, eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG.
| Eingebettete Dateien | keine |
| PDF/A | – |
| Profil | – |
Beispiel mit erfundenen Daten
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Eine gewöhnliche PDF lässt sich nicht zuverlässig in eine XRechnung umwandeln, weil sie nur das Bild einer Rechnung enthält und keine Datenfelder. Eine E-Rechnung muss nach § 14 Abs. 1 UStG in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931 vorliegen, und jede Angabe darin muss richtig und vollständig sein: Rechnungsnummer, Datum, Anschriften, Steuersätze, Netto- und Steuerbeträge. Texterkennung liest diese Werte aus dem Bild, verwechselt aber Spalten, Kommas und Steuersätze, und für den Fehler haften Sie als Aussteller. Anders ist es bei ZUGFeRD: Diese PDF/A-3 trägt die XML als eingebettete Datei bereits in sich, ab Version 2.0.1 und ab Profil BASIC ist sie eine E-Rechnung. Das Werkzeug oben öffnet Ihre PDF im Browser, sucht nach factur-x.xml oder xrechnung.xml und bietet die Datei zum Herunterladen an. Findet es keine XML, erstellen Sie die Rechnung mit dem Ersteller neu; das dauert für eine Rechnung mit wenigen Positionen etwa fünf Minuten und ergibt eine geprüfte Datei. Bis zum 31.12.2026 bleibt die PDF mit Zustimmung des Kunden zulässig.
Zwei Arten von PDF
Hinter der Endung .pdf verbergen sich bei Rechnungen zwei sehr verschiedene Dinge. Die erste Art entsteht, wenn ein Textprogramm oder eine Buchhaltung die Rechnung als Seite ausgibt: Buchstaben und Linien an festen Positionen, gut lesbar für Menschen, für Software aber nur eine Grafik mit Text. Die zweite Art ist eine hybride Rechnung nach ZUGFeRD: eine PDF/A-3, in der zusätzlich eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten liegt. Die Seite zeigt die Rechnung, die XML liefert die Werte für die Buchhaltung.
Nur die zweite Art ist eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG, und auch nur dann, wenn die XML der Norm EN 16931 entspricht. Nach den Angaben des Forums elektronische Rechnung Deutschland gilt das ab ZUGFeRD 2.0.1 für die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Aktuell ist die Version 2.5.2.
| Art der PDF | Enthält XML | E-Rechnung | Was tun |
|---|---|---|---|
| Ausdruck aus Word oder Buchhaltung | nein | nein | Rechnung neu erstellen |
| Scan oder Foto | nein | nein | Rechnung neu erstellen |
| ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC WL | ja, unvollständig | nein | mit Profil ab BASIC neu erzeugen |
| ZUGFeRD BASIC, EN 16931, EXTENDED | ja | ja | XML herausholen, falls nötig |
| ZUGFeRD XRECHNUNG | ja | ja | XML entspricht einer XRechnung (CII) |
Warum Texterkennung keine Lösung ist
Angebote, die eine beliebige PDF in eine XRechnung verwandeln, arbeiten mit Texterkennung und Zuordnungsregeln. Das funktioniert bei sauber gesetzten Rechnungen oft, aber nicht immer. Typische Fehler sind vertauschte Spalten für Menge und Einzelpreis, ein als Tausendertrennzeichen gelesener Dezimalpunkt, ein Steuersatz, der der falschen Position zugeordnet wird, oder eine Anschrift, deren Postleitzahl im Ortsfeld landet. Die erzeugte XML ist dann formal gültig und inhaltlich falsch.
Das ist mehr als ein Schönheitsfehler. Die XML ist das Original der E-Rechnung; was in ihr steht, gilt. Stimmt der Steuerbetrag nicht, schulden Sie nach dem Umsatzsteuergesetz trotzdem den ausgewiesenen Betrag, und Ihr Kunde kann die Vorsteuer nur aus einer richtigen Rechnung ziehen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass bei Abweichungen zwischen Bild und Daten einer hybriden Rechnung die XML maßgeblich ist. Wer konvertiert, muss deshalb jede Zahl gegenprüfen, und dann ist eine Neuerstellung kaum langsamer.
So arbeitet das Werkzeug
Sie wählen eine PDF aus oder ziehen sie auf das Feld. Der Browser liest die Datei, sucht im PDF-Katalog nach eingebetteten Dateien und meldet, was er findet: keine Datei, eine factur-x.xml, eine xrechnung.xml oder andere Anhänge. Ist eine Rechnungs-XML dabei, erkennt das Werkzeug Standard, Profil und Version, zeigt die Rechnung lesbar an und bietet die XML zum Herunterladen an. Ist keine dabei, sagt es das klar und verweist auf den Rechnungsersteller.
Prüfen Sie vorab, wie Ihre Datei rechtlich einzuordnen ist:
E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG?
E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG?
Nein
| Darf ab 2027/2028 für Inlandsumsätze an Firmen genutzt werden | Nein |
| Empfang seit 2025 | Nur mit Ihrer Zustimmung |
| Zum Lesen | Normales Programm |
Neu erstellen statt umwandeln
Für eine Rechnung, die nur als gewöhnliche PDF existiert, ist der sauberste Weg die Neuerstellung mit denselben Daten. Der Ersteller fragt Verkäufer, Käufer, Rechnungsdaten, Positionen und Bankverbindung ab, rechnet Netto, Steuer und Brutto selbst und sperrt den Download, solange Pflichtangaben fehlen. Heraus kommt wahlweise eine ZUGFeRD-PDF, die wie Ihre bisherige Rechnung aussieht und die XML enthält, oder eine XRechnung als reine XML. Verwenden Sie dieselbe Rechnungsnummer nur, wenn die alte PDF nie verschickt wurde; sonst gelten die Regeln für Rechnungskorrekturen.
Wer den umgekehrten Weg sucht, also aus einer XRechnung eine lesbare PDF machen will, findet die Anleitung unter XRechnung in PDF umwandeln. Was ZUGFeRD als Format ausmacht, erklärt ZUGFeRD; die eigentliche Datei prüfen Sie vor dem Versand mit dem XRechnung-Validator.