EDI-Rechnung: was mit EDIFACT unter der E-Rechnungspflicht geschieht
Leistungsjahr, Zustimmung und Auslesbarkeit wählen: Der Rechner sagt, ob Ihre EDI-Rechnung zulässig ist und was ab 2028 für das Verfahren nötig wird.
EDI-Rechnung zulässig?
Ja
Bisherige EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung bis 31. Dezember 2027 erlaubt (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
| Übergang endet | 31. Dezember 2027 |
| Danach nötig | Interoperabilität mit EN 16931 |
Grundlage: § 14 Abs. 1 Satz 6, § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Viele Unternehmen im Handel, in der Industrie und in der Logistik tauschen Rechnungen seit Jahren per EDI aus, meist als EDIFACT-Nachricht vom Typ INVOIC oder in einem branchenüblichen XML-Format. Die E-Rechnungspflicht schafft diese Verfahren nicht ab, stellt sie aber unter Bedingungen. Bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Rechnungen nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG weiter in einem EDI-Verfahren übermittelt werden, wenn der Empfänger zustimmt, auch wenn das Format nicht der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Danach gilt ein vereinbartes Format nur noch als E-Rechnung, wenn sich die umsatzsteuerlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen oder das Format damit interoperabel ist; so steht es in § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG. Für EDI-Partner heißt das: Bis Ende 2027 prüfen, ob jede Pflichtangabe der Norm im eigenen Nachrichtenprofil vorhanden und eindeutig zuordenbar ist, oder auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellen. Die Zustimmung des Empfängers bleibt in beiden Fällen nötig.
Warum EDI eine eigene Regel bekommt
Elektronischer Datenaustausch ist älter als die E-Rechnung. Händler und Lieferanten verbinden ihre Warenwirtschaft seit Jahrzehnten über Standards wie EDIFACT, wo Bestellung, Lieferavis und Rechnung als Nachrichten fließen. Diese Rechnungen sind strukturiert und maschinell verarbeitbar, folgen aber nicht dem Datenmodell der europäischen Norm EN 16931, die erst auf die Richtlinie 2014/55/EU zurückgeht. Hätte der Gesetzgeber nur die Norm zugelassen, hätten bewährte Verfahren über Nacht ihre Grundlage verloren.
Deshalb kennt § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG zwei Wege zur E-Rechnung: ein Format nach EN 16931 (Nummer 1) oder ein zwischen den Partnern vereinbartes anderes Format (Nummer 2), wenn es die richtige und vollständige Extraktion der nötigen Angaben in ein normgerechtes Format ermöglicht oder damit interoperabel ist. Für die Übergangszeit kommt eine dritte, großzügigere Regel hinzu.
Die Übergangsregel bis Ende 2027
§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG erlaubt für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen im EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission, wenn der Empfänger zustimmt. Ob sich die Daten in die Norm übertragen lassen, spielt bis dahin keine Rolle. Anders als bei der PDF gibt es auch im Jahr 2027 keine Umsatzgrenze: Ein Konzern mit Milliardenumsatz darf seine bisherigen EDI-Rechnungen ebenso weiterverwenden wie ein kleiner Zulieferer.
Die Zustimmung ist dabei kein Formalismus. EDI setzt ohnehin eine Vereinbarung zwischen den Partnern voraus, meist einen Rahmenvertrag mit technischen Anlagen. Wer diese Vereinbarung hat, erfüllt die Bedingung in aller Regel. Neue Partner, die nur E-Rechnungen nach der Norm verarbeiten wollen, können die Zustimmung aber verweigern; dann muss der Aussteller eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung liefern.
Diese Rechnungsform ist
Diese Rechnungsform ist
Nur mit Zustimmung des Kunden
| 2025 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| 2026 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| 2027 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| ab 2028 | Nicht mehr zulässig |
Was ab 2028 zählt: Extraktion ohne Verlust
Ab dem 1. Januar 2028 muss auch eine EDI-Rechnung die Bedingung von Nummer 2 erfüllen. Praktisch bedeutet das eine Prüfung, Feld für Feld: Für jedes Pflichtelement der EN 16931, also etwa Rechnungsnummer, Datum, Anschriften, Steuernummern, Positionen, Steuerkategorien und Summen, muss es im eigenen Nachrichtenprofil ein Gegenstück geben, und die Werte müssen sich eindeutig und vollständig übertragen lassen. Fehlt ein Element oder ist es nur als Freitext vorhanden, reicht das nicht.
Für EDIFACT haben Normungsgremien und Branchen Abbildungen auf die Norm beschrieben. Ob Ihr konkretes Profil sie erfüllt, hängt aber von den Segmenten ab, die Sie tatsächlich befüllen. Ein guter Test ist, eine typische Rechnung testweise in eine XRechnung umzuwandeln und diese mit einem Validator zu prüfen: Was dort fehlt, fehlt auch im EDI-Profil. Welche Felder die Norm verlangt, zeigt EN 16931: die Pflichtfelder.
Drei Wege für EDI-Partner
- Profil ergänzen: Das eigene EDI-Format so erweitern, dass jede Angabe der Norm enthalten ist, und das mit dem Partner vertraglich festhalten.
- Parallel ausgeben: Neben der EDI-Nachricht eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugen. Viele Systeme können beides aus denselben Daten.
- Umstellen: Ganz auf ein Format nach EN 16931 wechseln, etwa XRechnung über das Peppol-Netz. Das ist vor allem für Partner mit wenigen Rechnungen der einfachste Weg.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt EDI-Verfahren ausdrücklich als zulässige Alternative, solange die Bedingungen erfüllt sind. Eine Liste anerkannter Profile führt die Verwaltung nicht; die Verantwortung für die Übertragbarkeit liegt bei den Partnern. Halten Sie deshalb fest, wie Sie die Übertragbarkeit geprüft haben. Einen Überblick über die übrigen Formate gibt E-Rechnung: Formate im Vergleich.