E-Rechnung erstellen: kostenlos, ohne Konto, im Browser

Schritt für Schritt zur ersten E-Rechnung

Oben im Formular treffen Sie drei Entscheidungen. Das Format legt fest, ob Sie eine ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung bekommen. Der Empfänger unterscheidet zwischen einem Unternehmen und einer Behörde; bei einer Behörde verlangt das Formular die Leitweg-ID und erzeugt immer eine XRechnung. Die Umsatzsteuer steht auf „Normal“, auf „§ 19“ für Kleinunternehmer oder auf „§ 13b“, wenn Ihr Kunde die Steuer schuldet.

Danach füllen Sie fünf Blöcke aus: Ihr Unternehmen, den Empfänger, die Rechnungsdaten, die Positionen und die Zahlung. Zum Ausprobieren sind alle Felder mit erfundenen Daten vorbelegt; die Beispielrechnung ergibt 1.323,38 € Zahlbetrag aus drei Positionen mit zwei Steuersätzen. Mit „Alle Felder leeren“ beginnen Sie von vorn. Rechts sehen Sie während der Eingabe den Rechnungsbetrag, Netto und Steuer und den Stand der Prüfung.

Welche Angaben eine Rechnung braucht

Das Format ändert nichts an den Pflichtangaben. § 14 Abs. 4 UStG verlangt in jeder Rechnung über 250 Euro dieselben Inhalte, ob auf Papier oder als XML. Die Norm EN 16931 gibt jedem davon ein festes Feld:

Welche Felder in Ihrem konkreten Fall dazukommen, etwa die Käuferreferenz einer XRechnung oder die USt-IdNr. des Kunden beim Reverse Charge, zeigt die Übersicht:

Kleinunternehmer und Reverse Charge

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Im Formular wählen Sie dafür „§ 19“: Alle Positionen erhalten die Kategorie E (steuerbefreit), der Steuersatz beträgt 0 Prozent, und als Befreiungsgrund steht der Hinweis auf § 19 Abs. 1 UStG in der Rechnung. Das Feld für die USt-IdNr. verschwindet; Ihre Steuernummer dient dann zugleich als Kennung des Verkäufers. Ausstellen müssen Sie als Kleinunternehmer keine E-Rechnung, denn § 34a UStDV erlaubt Ihnen immer eine sonstige Rechnung; freiwillig dürfen Sie es aber. Mehr unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Bei Bauleistungen und anderen Fällen des § 13b UStG schuldet Ihr Kunde die Steuer. Die Einstellung „§ 13b“ setzt die Kategorie AE, verlangt die USt-IdNr. des Empfängers und schreibt den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers in die Rechnung.

Prüfen, herunterladen, versenden

Während Sie tippen, läuft im Hintergrund dieselbe Vorprüfung wie im XRechnung-Validator. Solange ein Fehler offen ist, sind die Download-Knöpfe grau. Ist alles vollständig, laden Sie bei ZUGFeRD die PDF herunter, wahlweise auch nur die enthaltene factur-x.xml; bei der XRechnung erhalten Sie die Datei in UBL oder CII. Verschicken Sie die Datei per E-Mail als Anhang. Bewahren Sie eine Kopie 8 Jahre lang auf, wie es § 14b UStG verlangt.

Wann sich ein Programm lohnt

Der Ersteller ist für einzelne Rechnungen gedacht: die erste E-Rechnung für einen Großkunden, eine Rechnung an eine Behörde, eine Gelegenheitsrechnung neben dem Hauptberuf. Er merkt sich keine Kunden und keine Nummern. Wer jeden Monat viele Rechnungen schreibt, spart mit einem Buchhaltungsprogramm Zeit, das XRechnung oder ZUGFeRD aus den Stammdaten erzeugt. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie noch Papier oder PDF verwenden; ab 2027 gilt nach § 27 Abs. 38 UStG die Pflicht stufenweise. Welches Format besser passt, vergleicht XRechnung oder ZUGFeRD.