ZUGFeRD: Bedeutung, Version und Profil Ihrer Rechnung
Version und Profil wählen: Der Check zeigt, ob diese ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung zwischen Unternehmen genügt und wie die XML in der PDF heißen muss.
Als E-Rechnung zwischen Unternehmen
Zulässig
Version und Profil erfüllen die Anforderungen des BMF.
| An Stellen des Bundes | Besser XRechnung |
| Name der XML im PDF | factur-x.xml |
| Aktuelle Version | 2.5.2 (4. August 2026) |
Grundlage: BMF-FAQ (ZUGFeRD ab 2.0.1 außer MINIMUM und BASIC WL), FAQ von E-Rechnung Bund (Profil XRECHNUNG nur als XML).
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Eine PDF/A-3 zeigt die Rechnung für Menschen, und in dieser PDF steckt als Anhang eine XML-Datei in der Syntax UN/CEFACT CII mit denselben Angaben für Programme. Die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht am 4. August 2026; inhaltlich ist sie mit dem französischen Factur-X identisch. Als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt ZUGFeRD nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ab Version 2.0.1, und zwar in den Profilen BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und reichen deshalb nicht. Maßgeblich sind bei einer ZUGFeRD-Rechnung die XML-Daten; weicht die sichtbare PDF davon ab, gehen die Daten der XML vor. Für Rechnungen an Stellen des Bundes kommt ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG und dann als reine XML ohne PDF in Frage.
So ist eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut
Von außen ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine gewöhnliche PDF. Sie folgt allerdings dem Archivstandard PDF/A-3, der Schriften und Farbprofil in die Datei einbettet und Anhänge erlaubt. Einer dieser Anhänge ist die Rechnung in Datenform: eine XML-Datei in der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). In den Metadaten der PDF steht, welches Profil die XML nutzt, und der Anhang ist mit der Beziehung „Alternative“ verknüpft. Das bedeutet: Bild und Daten zeigen dieselbe Rechnung, nur in zwei Formen.
Für den Empfänger hat das einen praktischen Vorteil. Wer keine Software für E-Rechnungen hat, öffnet die PDF wie bisher und kann sie lesen, drucken und bezahlen. Wer eine Buchhaltung mit Import hat, bekommt die Daten ohne Abtippen. Rechtlich entscheiden die Daten: Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass bei Abweichungen die XML vorgeht.
Versionen und Dateinamen
| Version | Name der XML | E-Rechnung nach UStG |
|---|---|---|
| 1,0 | ZUGFeRD-invoice.xml | Nein, älter als EN 16931 |
| 2,0 | zugferd-invoice.xml | Nein |
| 2.0.1 | zugferd-invoice.xml | Ja, in den Profilen ab BASIC |
| 2.1.1 bis 2,4 | factur-x.xml | Ja, in den Profilen ab BASIC |
| 2.5.2 | factur-x.xml | Ja, aktuelle Fassung |
Ältere Rechnungen nach ZUGFeRD 1.0 tauchen in Archiven noch auf. Sie lassen sich weiter lesen, sind aber für Inlandsumsätze an Unternehmen keine E-Rechnung mehr, weil die Version vor der europäischen Norm entstanden ist. Wer heute neu erzeugt, sollte die jeweils aktuelle Fassung von der Seite des FeRD nehmen; Programme, die eine ältere Version ab 2.0.1 schreiben, bleiben trotzdem zulässig.
Die sechs Profile
Ein Profil legt fest, wie viele Angaben die XML enthält. Je höher das Profil, desto mehr Felder stehen zur Verfügung:
- MINIMUM: nur Kopfdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Parteien und Gesamtbeträge. Keine E-Rechnung.
- BASIC WL („without lines“): Kopfdaten und Steueraufschlüsselung ohne Positionen. Keine E-Rechnung.
- BASIC: der Kern der Norm EN 16931 mit Positionen. E-Rechnung.
- EN 16931, früher COMFORT: die vollständige Norm. Für die meisten Unternehmen das passende Profil.
- EXTENDED: zusätzliche Felder für Branchen mit komplexen Rechnungen, etwa mehrere Lieferorte.
- XRECHNUNG: die deutschen Zusatzregeln der KoSIT, seit ZUGFeRD 2.2. Die XML heißt dann xrechnung.xml.
Der Rechnungsersteller dieser Seite schreibt Profil EN 16931. Damit ist die Rechnung für jeden Empfänger in Deutschland eine vollständige E-Rechnung, und die PDF bleibt für Menschen lesbar. Selbst ausprobieren können Sie das unter ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Ist die Datei, die Sie bekommen haben, eine E-Rechnung?
Viele Lieferanten schreiben „ZUGFeRD“ auf ihre Rechnung, auch wenn nur MINIMUM eingebettet ist oder gar keine XML. Der Check unten ordnet jede Art von Datei ein, von der Papierrechnung bis zur EDI-Nachricht:
E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG?
E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG?
Nein
| Darf ab 2027/2028 für Inlandsumsätze an Firmen genutzt werden | Nein |
| Empfang seit 2025 | Nur mit Ihrer Zustimmung |
| Zum Lesen | Normales Programm |
ZUGFeRD bei Behörden
Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes verarbeiten nach der FAQ von E-Rechnung Bund ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG, und zwar als reine XML ohne den PDF-Teil. Eine hybride PDF mit Profil EN 16931 wird dort nicht angenommen. Für Länder und Kommunen gelten eigene Regeln; viele verlangen ebenfalls eine XRechnung. Wer regelmäßig an Behörden liefert, fährt mit XRechnung meist einfacher, wer an Unternehmen liefert, mit ZUGFeRD.