Fristen der E-Rechnung: welche Rechnung wann noch erlaubt ist
Leistungsjahr, Rechnungsform und Vorjahresumsatz wählen: Der Rechner sagt, ob diese Rechnung zulässig ist und bis zu welchem Stichtag die Übergangsregel trägt.
Diese Rechnungsform ist
Nur mit Zustimmung des Kunden
Übergangsregel bis 31. Dezember 2027.
| 2025 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| 2026 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| 2027 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| ab 2028 | Nicht mehr zulässig |
Maßgeblich ist das Jahr der Leistung, nicht das Rechnungsdatum (§ 27 Abs. 38 UStG). Zustimmung kann stillschweigend erteilt werden (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 22).
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Die Übergangsfrist der E-Rechnung steht in § 27 Abs. 38 UStG und hat drei Nummern. Nach Nummer 1 dürfen Sie für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 noch eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Kunden, eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format wie PDF ausstellen. Nummer 2 verlängert das für Umsätze des Jahres 2027, aber nur für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Nummer 3 erlaubt bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen über ein EDI-Verfahren, wenn der Empfänger zustimmt, auch wenn das Format nicht der Norm EN 16931 entspricht. Entscheidend ist in allen drei Fällen das Jahr, in dem die Leistung ausgeführt wurde, nicht das Datum der Rechnung. Eine Leistung vom Dezember 2026 darf also auch im Januar 2027 noch als PDF abgerechnet werden. Unabhängig davon gilt die allgemeine Ausstellungsfrist: Bei Leistungen an Unternehmer muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung ausgestellt werden.
Die drei Nummern des Übergangs
Die Fristen der E-Rechnung stehen nicht in § 14 UStG selbst, sondern in der Anwendungsvorschrift § 27 Abs. 38 UStG. Sie erlaubt für eine begrenzte Zeit, von der neuen Regel abzuweichen. Jede der drei Nummern hat eigene Voraussetzungen:
- Nummer 1: Umsätze bis 31. Dezember 2026. Erlaubt sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF. Gilt für alle Unternehmen ohne Umsatzgrenze.
- Nummer 2: Umsätze im Jahr 2027. Dieselben Formen bleiben erlaubt, aber nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug.
- Nummer 3: Umsätze bis 31. Dezember 2027. Erlaubt ist eine Rechnung im EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers, auch wenn die Daten nicht der Norm EN 16931 folgen. Mehr dazu unter EDI-Rechnung.
Danach bleibt nur die E-Rechnung, außer für die dauerhaften Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Eine E-Rechnung dürfen Sie in jedem Jahr schon freiwillig schicken; seit 2025 braucht sie keine Zustimmung mehr, weil jedes Unternehmen sie annehmen muss.
Fünf typische Fälle
Die Regeln wirken einfach, bis eine Leistung über den Jahreswechsel läuft. Diese Fälle zeigen, wie die Nummern zusammenspielen:
Die Agentur mit großem Umsatz. Eine Werbeagentur lag 2026 deutlich über 800.000 €. Für Leistungen bis Ende 2026 schickt sie noch PDF-Rechnungen an Kunden, die zugestimmt haben. Für jede Leistung ab Januar 2027 muss sie eine E-Rechnung ausstellen, Nummer 2 hilft ihr nicht.
Der Handwerksbetrieb unter der Grenze. Ein Malerbetrieb blieb 2026 unter 800.000 €. Er darf das ganze Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung, PDF-Rechnungen schreiben. Ab Januar 2028 gilt auch für ihn die E-Rechnung.
Die Leistung im Dezember. Ein Berater beendet ein Projekt am 15. Dezember 2026 und rechnet im Januar 2027 ab. Maßgeblich ist das Leistungsjahr 2026, also Nummer 1: Die PDF bleibt erlaubt, auch wenn sein Umsatz über der Grenze liegt.
Der Großhändler mit EDI. Ein Großhändler tauscht seit Jahren EDIFACT-Nachrichten mit einer Handelskette aus. Mit deren Zustimmung darf er das bis Ende 2027 fortsetzen, unabhängig von seinem Umsatz. Ab 2028 muss sein EDI-Format die Angaben der EN 16931 vollständig abbilden können, oder er wechselt zu XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Bewirtung für 180 Euro. Eine Gaststätte stellt einem Firmenkunden einen Beleg über einen Betrag unter der Kleinbetragsgrenze aus. Für Kleinbetragsrechnungen gibt es keine Frist, sie dürfen dauerhaft auf Papier oder als PDF bleiben.
Wann die Grenze von 800.000 € zählt
Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 3 UStG, nicht auf den Gewinn und nicht auf den Umsatz mit einem einzelnen Kunden. Für die Rechnungen des Jahres 2027 ist allein das Jahr 2026 maßgeblich. Wer 2026 neu gegründet hat, zählt den tatsächlichen Umsatz dieses Rumpfjahres. Ob Ihr Unternehmen überhaupt unter die Pflicht fällt, prüft der allgemeine Check:
E-Rechnung ausstellen ab
E-Rechnung ausstellen ab
1. Januar 2028
| E-Rechnungen empfangen können | Pflicht seit 1. Januar 2025 |
| Papier oder PDF (mit Zustimmung) noch bis | 31. Dezember 2027 |
| EDI-Verfahren ohne EN 16931 noch bis | 31. Dezember 2027 |
| Immer als Papier oder PDF erlaubt | Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise |
Ausstellungsfrist und Berichtigung
Neben den Übergangsfristen gilt die allgemeine Frist aus § 14 Abs. 2 UStG: Rechnungen an Unternehmer sind innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung auszustellen. Das ist keine Frist für die E-Rechnung, aber sie erklärt, warum am Jahreswechsel Leistungen des alten Jahres noch im neuen abgerechnet werden. Eine Berichtigung als E-Rechnung ist immer möglich. Was bei einer falschen Form droht, erklärt Folgen einer fehlenden E-Rechnung.
Die Zustimmung zur PDF müssen Sie nicht für jede Rechnung neu einholen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 lässt eine Vereinbarung oder ein stillschweigendes Einverständnis genügen. Wer bereits jetzt umstellt, spart sich die Doppelarbeit im Jahr 2027: Der Rechnungsersteller erzeugt E-Rechnungen ohne eigene Software.