Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Wählen Sie, was Sie bekommen oder verschickt haben: Der Check sagt, ob das eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist und was daraus folgt.
E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG?
Nein
Eine PDF ohne eingebettete XML ist ein Bild der Rechnung, keine strukturierte Datei.
| Darf ab 2027/2028 für Inlandsumsätze an Firmen genutzt werden | Nein |
| Empfang seit 2025 | Nur mit Ihrer Zustimmung |
| Zum Lesen | Normales Programm |
Grundlage: § 14 Abs. 1 Satz 3 bis 6 UStG; BMF-FAQ zur E-Rechnung (zulässige Formate).
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder sich, wenn die Beteiligten ein anderes vereinbaren, richtig und vollständig in ein solches Format übertragen lassen. Entscheidend ist also nicht, dass die Rechnung digital ankommt, sondern dass ihre Angaben als Daten in festen Feldern vorliegen. Alles andere nennt das Gesetz eine sonstige Rechnung: die Papierrechnung ebenso wie die PDF aus Word oder dem Buchhaltungsprogramm, das Foto, der Scan und die Excel-Tabelle. Typische E-Rechnungen sind die XRechnung, eine reine XML-Datei, und die ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1, eine PDF mit eingebetteter XML, sofern sie mindestens das Profil BASIC nutzt. Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen; ausstellen müssen es je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.
Die Definition im Gesetz
Seit 2025 unterscheidet § 14 Abs. 1 UStG nur noch zwei Arten von Rechnungen. Die elektronische Rechnung ist strukturiert, maschinell verarbeitbar und normgerecht. Die sonstige Rechnung ist alles andere, gleich ob auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format. Früher galt jede per E-Mail versandte PDF als elektronische Rechnung; diesen Sprachgebrauch hat das Gesetz aufgegeben. Wer heute von E-Rechnung spricht, meint im steuerlichen Sinn nur noch Dateien, deren Inhalt ein Programm ohne Texterkennung auslesen kann.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erläutert die Begriffe. Danach muss das Format der Norm EN 16931 entsprechen; zulässig ist auch ein anderes Format, wenn Aussteller und Empfänger es vereinbaren und die Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragbar sind. Das betrifft vor allem eingespielte EDI-Verfahren.
Welche Dateien zählen
| Datei | Einordnung | Grund |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Sonstige Rechnung | Nicht elektronisch |
| PDF aus Word oder Buchhaltung | Sonstige Rechnung | Nur ein Bild, keine Datenfelder |
| Scan oder Foto | Sonstige Rechnung | Bild, auch mit Texterkennung |
| Word- oder Excel-Datei | Sonstige Rechnung | Nicht nach EN 16931 strukturiert |
| XRechnung 3.0.2 | E-Rechnung | Deutsche Ausprägung der Norm |
| ZUGFeRD BASIC, EN 16931, EXTENDED | E-Rechnung | Ab Version 2.0.1 |
| ZUGFeRD MINIMUM, BASIC WL | Sonstige Rechnung | Keine Rechnungspositionen |
| ZUGFeRD 1.0 | Sonstige Rechnung | Älter als die Norm |
| EDI-Nachricht | Übergang bis 31. Dezember 2027 | Danach nur, wenn normgerecht übertragbar |
Die Tabelle erklärt auch, warum zwei Dateien, die gleich aussehen, rechtlich verschieden sein können. Eine PDF mit eingebetteter ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931 und eine PDF ohne Anhang sehen auf dem Bildschirm identisch aus. Erst ein Blick in die Anhänge oder in die PDF-Prüfung dieser Seite zeigt, ob Daten darin stecken.
Was der Unterschied für Ihr Unternehmen bedeutet
Für den Empfang heißt die Unterscheidung: Eine E-Rechnung müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 annehmen, eine sonstige Rechnung nur, wenn Sie zustimmen. Für den Versand heißt sie: Ab dem Zeitpunkt, an dem für Sie die Ausstellungspflicht gilt, genügt eine sonstige Rechnung bei Inlandsumsätzen an Unternehmen nicht mehr, außer in den gesetzlichen Ausnahmen. Die Stichtage stehen unter E-Rechnungspflicht und Fristen.
Ob Ihr Betrieb für den Empfang schon bereit ist, zeigt diese kurze Liste in vier Fragen:
Bereit für den Empfang
Bereit für den Empfang
1 / 4
| Eigene Adresse wie rechnung@ einrichten | Erledigt |
| Viewer oder Buchhaltungssoftware nutzen | Offen |
| Vorprüfung oder KoSIT-Validator vor der Zahlung | Offen |
| XML acht Jahre im Original sichern | Offen |
E-Rechnungen lesen
Eine reine XML-Datei ist für Menschen unhandlich. Um sie zu lesen, brauchen Sie einen Viewer. Neben dem Viewer dieser Seite, der im Browser arbeitet, bietet die Finanzverwaltung mit dem E-Rechnungs-Viewer auf ELSTER ein eigenes Werkzeug an. Für die Buchhaltung bleibt immer die Originaldatei maßgeblich; eine daraus gedruckte Ansicht ist eine Lesehilfe, kein Ersatz. Welches Format eine Datei genau hat, zeigt E-Rechnung Formate.