E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfang ja, Ausstellen freiwillig
Umsatz des Vorjahres und des laufenden Jahres eingeben: Der Rechner zeigt, ob die Kleinunternehmerregelung greift und welche Pflichten bei der E-Rechnung bleiben.
Kleinunternehmerregelung
Möglich
Vorjahr bis 25.000 € und laufendes Jahr bis 100.000 €: Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV).
| E-Rechnungen empfangen | Pflicht seit 1. Januar 2025 |
| E-Rechnung ausstellen | freiwillig |
| Hinweis auf der Rechnung | Steuerbefreiung nach § 19 UStG |
| Postfach für den Empfang | Ein E-Mail-Postfach genügt |
Grundlage: § 19 Abs. 1 UStG in der Fassung ab 2025, § 34a UStDV, BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Für Kleinunternehmer teilt sich die E-Rechnungspflicht in zwei Hälften. Empfangen müssen auch sie seit dem 1. Januar 2025 jede E-Rechnung, die ein inländischer Lieferant schickt; dafür genügt ein E-Mail-Postfach und ein Programm oder Viewer, der die XML lesbar macht. Ausstellen müssen sie keine: Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung schreiben, also auf Papier oder als PDF, auch nach 2027. Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Gesamtumsatz hatte und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet; wird diese zweite Grenze überschritten, endet die Regelung schon mit dem Umsatz, der sie reißt. Wer freiwillig eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ausstellt, weist keine Steuer aus, verwendet die Steuerkategorie E mit einem Befreiungsgrund und gibt die Steuernummer als Kennung an, wenn keine USt-IdNr. vorhanden ist. Rechnungen, die Sie bekommen, bewahren Sie im Original-XML acht Jahre auf.
Wer Kleinunternehmer ist
Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG und wurde zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Seitdem gelten zwei Grenzen für den Gesamtumsatz: höchstens 25.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr. Die zweite Grenze ist keine Prognose mehr wie früher, sondern wirkt sofort: Der Umsatz, mit dem Sie sie überschreiten, unterliegt schon der Regelbesteuerung. Wer die Regelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und zieht keine Vorsteuer ab.
Für die E-Rechnung hat das eine praktische Folge. Ihre Kunden können aus Ihren Rechnungen keine Vorsteuer ziehen, weil keine Steuer darin steht. Deshalb hat der Verordnungsgeber Kleinunternehmer vom Ausstellen ausgenommen: Die Form ihrer Rechnung spielt für den Vorsteuerabzug des Empfängers keine Rolle.
Empfangen: die Pflicht gilt auch für Sie
Die Empfangspflicht kennt keine Ausnahme nach Größe. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt Kleinunternehmer ausdrücklich als Empfänger, die eine E-Rechnung annehmen müssen. Das klingt aufwendiger, als es ist. Laut FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten die Dateien schicken. Was Sie zusätzlich brauchen, ist ein Weg, die XML zu lesen, und eine Ablage, die sie unverändert hält. Wie bereit Sie sind, zeigt die kurze Liste:
Bereit für den Empfang
Bereit für den Empfang
1 / 4
| Eigene Adresse wie rechnung@ einrichten | Erledigt |
| Viewer oder Buchhaltungssoftware nutzen | Offen |
| Vorprüfung oder KoSIT-Validator vor der Zahlung | Offen |
| XML acht Jahre im Original sichern | Offen |
Typische Lieferanten, von denen Kleinunternehmer schon heute E-Rechnungen bekommen, sind Telefon- und Internetanbieter, Großhändler und Plattformen. Kommt eine reine XML-Datei, öffnen Sie sie im Viewer und speichern sie danach als Original ab. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF; auch hier ist die eingebettete XML der maßgebliche Teil.
Ausstellen: freiwillig, aber dann richtig
Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Kleinunternehmer immer eine sonstige Rechnung ausstellen. Diese Erlaubnis läuft nicht aus, sie gilt auch nach 2027 und nach 2028. Eine elektronische sonstige Rechnung, etwa eine PDF per E-Mail, braucht wie jede andere die Zustimmung des Empfängers; das BMF-Schreiben lässt in Randnummer 22 auch eine stillschweigende Zustimmung genügen, etwa wenn der Kunde die PDF widerspruchslos bezahlt.
Manche Kunden bitten dennoch um eine E-Rechnung, weil ihre Buchhaltung nur noch XML verarbeitet. Dann gelten für die Datei dieselben Regeln wie für alle anderen, mit drei Besonderheiten:
- Steuerkategorie E für jede Position, Steuersatz 0 % und keine Steuersumme.
- Befreiungsgrund im Feld BT-120, etwa „Steuerbefreit als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG“. Ohne ihn meldet die Prüfung den Fehler BR-E-10.
- Kennung des Verkäufers: Fehlt eine USt-IdNr., tragen Sie die Steuernummer ein, sonst verletzt die Datei die Regel BR-CO-26.
Der Rechnungsersteller kennt diesen Fall: Wählen Sie bei der Umsatzsteuer „§ 19“, und er setzt Kategorie, Befreiungsgrund und Kennung selbst. Die erzeugte Datei haben wir mit dem Validator der KoSIT geprüft.
Wenn aus dem Kleinunternehmen ein normales wird
Wachsen Sie über die Grenze, wechseln Sie in die Regelbesteuerung und damit in den normalen Fahrplan der E-Rechnung. Wer im laufenden Jahr 100.000 € überschreitet, muss ab diesem Umsatz Steuer ausweisen; ob die Rechnung dann schon elektronisch sein muss, hängt vom Jahr ab. Im Jahr 2026 dürfen alle noch Papier oder PDF verwenden, 2027 alle mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 niemand mehr. Die Einzelheiten stehen unter Fristen der E-Rechnung.
Planen Sie den Wechsel rechtzeitig: Ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, kostet Zeit bei der Einrichtung. Für die ersten Rechnungen genügt der kostenlose Ersteller, der nichts speichert und keine Daten überträgt.