ZUGFeRD-Rechnung erstellen: eine PDF für Menschen, eine XML für Programme

Warum ZUGFeRD und nicht nur XML?

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt, damit eine E-Rechnung auch dort funktioniert, wo noch kein Programm sie verarbeitet. Ihr Kunde öffnet die Datei wie jede PDF, prüft sie mit dem Auge und gibt sie frei. Seine Buchhaltung findet dieselbe Rechnung zusätzlich als strukturierte Daten. Das macht ZUGFeRD zum naheliegenden Format für kleine und mittlere Unternehmen, die an andere Unternehmen schreiben und nicht wissen, wie weit der Kunde technisch ist. Die französische Variante heißt Factur-X und ist technisch identisch.

Was der Ersteller in die Datei schreibt

Die XML folgt der Syntax UN/CEFACT CII, auf der ZUGFeRD beruht. Ihre Kennung im Feld BT-24 lautet „urn:cen.eu:en16931:2017“, das ist das Profil EN 16931. Die Datei heißt immer factur-x.xml, weil Lesesoftware genau nach diesem Namen sucht.

Version und Profil richtig einordnen

Ob eine ZUGFeRD-Datei als E-Rechnung zählt, hängt von zwei Angaben ab: der Version und dem Profil. Die Version 1.0 erfüllt die Norm nicht, ab Version 2.0.1 ist es eine Frage des Profils. Prüfen Sie eine Kombination, die Ihnen ein Lieferant oder Ihr Programm anbietet:

Wie wir die PDF prüfen

Eine ZUGFeRD-Datei muss zweierlei bestehen: Die PDF muss der Norm PDF/A-3 entsprechen, und die XML muss gültig sein. Beides prüft das quelloffene Werkzeug Mustang, das intern den PDF/A-Prüfer veraPDF nutzt. Für die Methode haben wir vier Rechnungen erzeugt, eine Dienstleistung mit zwei Steuersätzen, eine Kleinunternehmerrechnung, eine Bauleistung mit Reverse Charge und eine Rechnung an eine Behörde. Alle vier wurden als gültige PDF/A-3b mit gültiger XML bewertet. Wer eine erzeugte PDF selbst kontrollieren will, legt sie in den Viewer: Er zeigt die eingebettete XML und meldet die PDF/A-Kennung.

Was Sie aufbewahren müssen

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist die XML das Original. Die geänderten GoBD vom Juli 2025 verlangen, die strukturierten Daten aufzubewahren; die PDF-Seite nur dann, wenn sie steuerlich bedeutsame Angaben enthält, die in der XML fehlen. Bei Rechnungen aus diesem Ersteller steht alles in der XML. Am einfachsten bewahren Sie trotzdem die ganze PDF auf, denn sie enthält die XML unverändert. Mehr unter E-Rechnungen archivieren.

Eine PDF ohne XML umrüsten

Haben Sie bisher Rechnungen als PDF aus einem Textprogramm verschickt, lassen sich diese nicht nachträglich zu ZUGFeRD machen, indem man eine XML anhängt; die Daten müssen sauber aus den Rechnungsangaben entstehen. Tragen Sie die Rechnung stattdessen einmal in das Formular ein. Eine Anleitung für diesen Weg steht unter PDF in XRechnung umwandeln, der Vergleich der Formate unter XRechnung oder ZUGFeRD. Für das Umsatzsteuergesetz sind beide gleichwertig, solange das Profil stimmt.