E-Rechnung per E-Mail versenden und empfangen
Empfänger und Anhang wählen: Der Check zeigt, ob Ihre E-Mail eine gültige E-Rechnung transportiert und worauf Sie beim Versand achten sollten.
Versand per E-Mail
Geht
Zwischen Unternehmen ist kein Übertragungsweg vorgeschrieben: E-Mail, Download, Schnittstelle oder Portal.
| Signatur nötig | Nein |
| Text der E-Mail | Frei, nicht Teil der Rechnung |
| Zugang beim Empfänger | Postfach muss Anhänge annehmen |
Grundlage: BMF-FAQ zur Übermittlung; E-Rechnung Bund, Übertragungskanal E-Mail.
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Die E-Mail ist ein zulässiger Weg, um E-Rechnungen zu übermitteln, und für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen der einfachste. Das Bundesfinanzministerium nennt sie in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausdrücklich und stellt klar, dass für den Empfang ein E-Mail-Postfach genügt. Entscheidend ist, was im Anhang steckt: Die E-Rechnung ist die angehängte Datei, also eine XRechnung als XML oder eine ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML nach der Norm EN 16931. Der Text der Nachricht ist nicht Teil der Rechnung, und eine angehängte PDF ohne XML bleibt eine sonstige Rechnung, die nach dem 31.12.2026 nur noch in Ausnahmefällen genügt. Eine Signatur oder Verschlüsselung schreibt das Umsatzsteuergesetz nicht vor. Aufbewahren müssen Sie die angehängte Rechnungsdatei, 8 Jahre und unverändert; die E-Mail selbst nur, wenn sie zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält. Für Rechnungen an den Bund gelten strengere Regeln: eine Rechnung pro E-Mail und nur strukturierte Dateien als Anhang.
Was eine E-Mail mit E-Rechnung enthält
Eine E-Mail ist nur der Umschlag. Die eigentliche Rechnung ist die angehängte Datei, und ob es sich um eine E-Rechnung handelt, entscheidet allein deren Format. Nach § 14 Abs. 1 UStG muss sie strukturiert sein und der Norm EN 16931 entsprechen. Das erfüllen eine XRechnung als XML-Datei und eine ZUGFeRD-PDF ab Profil BASIC. Eine PDF, die ein Buchhaltungsprogramm als Seite ausgibt, erfüllt es nicht, auch wenn sie per E-Mail kommt.
| Anhang | E-Rechnung | An Unternehmen | An den Bund |
|---|---|---|---|
| XRechnung (XML) | ja | erlaubt | erlaubt |
| ZUGFeRD-PDF ab BASIC | ja | erlaubt | nur Profil XRECHNUNG |
| PDF ohne XML | nein | mit Zustimmung bis 31. Dezember 2026, danach nur in Ausnahmen | nein |
| Rechnung im Mailtext | nein | keine ordnungsgemäße Rechnung | nein |
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 lässt die Wahl des Übermittlungswegs offen: E-Mail, Bereitstellung zum Download in einem Portal, Austausch über Schnittstellen oder Netze wie Peppol. Kein Weg ist vorgeschrieben, solange die Rechnung im richtigen Format ankommt. Auch eine qualifizierte Signatur verlangt das Gesetz nicht; Echtheit und Unversehrtheit sichern Sie über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, etwa den Abgleich mit Bestellung und Lieferung.
Versenden: so kommt die Rechnung an
Hängen Sie genau die Datei an, die Ihr Programm oder der Rechnungsersteller erzeugt hat, ohne sie umzubenennen in eine andere Endung oder in ein ZIP-Archiv zu packen. Ein Dateiname mit Rechnungsnummer hilft dem Empfänger. Der Mailtext darf freundlich sein und die Rechnung ankündigen, sollte aber keine abweichenden Beträge oder Zahlungsbedingungen nennen: Was zählt, steht in der Datei, und widersprüchliche Angaben erzeugen Rückfragen. Fragen Sie neue Kunden nach ihrer Adresse für den Rechnungseingang, statt an die Adresse des Ansprechpartners zu schreiben.
Empfangen: was wirklich nötig ist
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen annehmen können. Laut den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Damit ist es aber nicht getan: Sie brauchen einen Weg, die XML zu lesen, eine Prüfung vor der Zahlung und eine Ablage, die die Datei unverändert aufbewahrt. Wie weit Sie sind, zeigt der kleine Check:
Bereit für den Empfang
Bereit für den Empfang
1 / 4
| Eigene Adresse wie rechnung@ einrichten | Erledigt |
| Viewer oder Buchhaltungssoftware nutzen | Offen |
| Vorprüfung oder KoSIT-Validator vor der Zahlung | Offen |
| XML acht Jahre im Original sichern | Offen |
Eine XRechnung aus dem Postfach öffnen Sie im Viewer dieser Seite, ohne sie hochzuladen. Für viele Rechnungen lohnt es sich, das Postfach mit einem Buchhaltungsprogramm zu verbinden, das Anhänge automatisch übernimmt.
Aufbewahren: der Anhang, nicht die Nachricht
Die GoBD behandeln eine E-Mail, die nur als Transportmittel dient, wie einen Briefumschlag: Sie muss nicht aufbewahrt werden. Aufzubewahren ist die angehängte Rechnung im Originalformat, also die XML oder die ZUGFeRD-PDF, für 8 Jahre. Speichern Sie die Datei so, dass spätere Änderungen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sind. Ein Postfach, in dem Nachrichten gelöscht oder verschoben werden können, ist dafür allein kein geeignetes Archiv. Einzelheiten unter E-Rechnungen archivieren.
Besondere Regeln für Rechnungen an den Bund
Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes nehmen E-Mails nur nach ihren Vorgaben zum E-Mail-Versand an: eine Rechnung pro Nachricht, als Anhang die strukturierte Rechnungsdatei und ihre Anlagen, keine reine PDF. Der Mailtext wird nicht verarbeitet. Die Leitweg-ID muss in der Rechnungsdatei stehen, nicht im Betreff. Alles Weitere zu Format und Pflichtangaben steht unter E-Rechnung an den Bund.