XRechnung an den Bund: was Lieferanten wissen müssen
Auftraggeber, Betrag und Vergabeart eingeben: Der Check sagt, ob eine E-Rechnung nach der E-Rechnungsverordnung nötig ist und welches Format passt.
E-Rechnung nach der ERechV des Bundes
Pflicht
Seit 27. November 2020 gehen Rechnungen an den Bund nur elektronisch, über die Rechnungseingangsplattform des Bundes.
| Format | XRechnung (ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG als XML) |
| Leitweg-ID in BT-10 | Ja |
| Zusätzlich nach § 5 ERechV | Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse |
| Übertragungswege | Weberfassung, Upload, Peppol, E-Mail |
Grundlage: §§ 3 bis 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes; FAQ von E-Rechnung Bund.
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Wer Bundesbehörden beliefert, muss seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen. Grundlage ist die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), die die europäische Richtlinie 2014/55/EU umsetzt. Nach § 4 ERechV ist die Rechnung im Format XRechnung oder in einem anderen Format zu stellen, das der Norm EN 16931 entspricht, und über das Verwaltungsportal des Bundes zu übermitteln, wofür Rechnungssteller ein Nutzerkonto brauchen. Zugelassene Wege sind Weberfassung, Upload, Peppol und E-Mail. Neben den Angaben des Umsatzsteuerrechts verlangt § 5 ERechV die Leitweg-ID als Adresse der Rechnung, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Ausgenommen sind nach § 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV Direktaufträge bis 1.000 Euro. Für Länder und Kommunen gelten eigene Gesetze und Portale, die sich in Einzelheiten unterscheiden. Eine ZUGFeRD-Datei verarbeiten die Plattformen des Bundes nur im Profil XRECHNUNG; am sichersten ist die reine XRechnung.
Rechtsgrundlage und Geltungsbereich
Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU, elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm anzunehmen. Deutschland hat das für den Bund mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung umgesetzt und ist dabei weiter gegangen: Lieferanten des Bundes müssen nicht nur dürfen, sondern elektronisch abrechnen. Seit dem 27. November 2020 gilt das für alle Rechnungen an Bundesministerien, Bundesbehörden und andere Auftraggeber des Bundes, die nach Vergabe eines Auftrags gestellt werden.
| Frage | Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Wer ist betroffen? | Rechnungssteller gegenüber Auftraggebern des Bundes | § 1, § 3 ERechV |
| Ausnahme | Direktaufträge bis 1.000 € | § 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV |
| Format | XRechnung oder anderes Format nach EN 16931 | § 4 Abs. 1 ERechV |
| Übermittlung | Verwaltungsportal des Bundes, mit Nutzerkonto | § 4 ERechV |
| Zusätzliche Angaben | Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail | § 5 ERechV |
Die vier Wege zur Plattform
Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes nehmen Rechnungen auf vier Wegen an: Weberfassung, Upload, Peppol, E-Mail. Bei der Weberfassung tippen Sie die Rechnung in ein Formular im Browser; das eignet sich für einzelne Rechnungen ohne eigene Software, braucht aber Zeit. Beim Upload laden Sie eine fertige XRechnung hoch, etwa aus dem XRechnung-Ersteller oder Ihrem Buchhaltungsprogramm. Peppol ist ein europäisches Netz für den Austausch von E-Rechnungen; es lohnt sich für Unternehmen, die regelmäßig an öffentliche Auftraggeber in mehreren Ländern liefern, und setzt einen Zugangsdienstleister voraus. Die E-Mail ist der einfachste technische Weg, hat aber eigene Regeln.
Für die E-Mail gilt nach den Vorgaben zum E-Mail-Versand: genau eine Rechnung pro Nachricht, als Anhang die strukturierte Rechnungsdatei und gegebenenfalls ihre Anlagen. Eine PDF ohne Daten wird nicht als Rechnung verarbeitet. Der Text der E-Mail wird nicht ausgewertet; was zählt, steht in der Datei. Mehr zur Übermittlung per E-Mail allgemein unter E-Rechnung per E-Mail.
Welches Format der Bund annimmt
Die XRechnung ist das Standardformat der Verwaltung, in der aktuellen Version 3.0.2. Andere Formate nach EN 16931 sind nach der Verordnung zugelassen. Für ZUGFeRD heißt das nach den Antworten der Plattformbetreiber: Verarbeitet wird nur das Profil XRECHNUNG, und maßgeblich sind die XML-Daten, nicht das Bild der PDF. Wer ohnehin eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 erzeugt, erfüllt damit die deutschen Zusatzregeln nicht automatisch. Am wenigsten Rückfragen gibt es mit einer reinen XRechnung. Welches Format für welchen Empfänger passt, zeigt der kleine Rechner:
Empfohlenes Format
Empfohlenes Format
XRechnung (UBL)
| Leitweg-ID nötig | Ja, in BT-10 |
| Sichtbare PDF dabei | Nein, Viewer nötig |
| Versand | Portal des Bundes: Upload, Weberfassung, Peppol, E-Mail |
Die Leitweg-ID und weitere Pflichtangaben
Ohne Leitweg-ID erreicht eine Rechnung die zuständige Stelle nicht. Sie steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) und als elektronische Adresse des Käufers mit dem Schema 0204. Prüfen Sie Aufbau und Prüfziffer vor dem Versand mit dem Leitweg-ID-Prüfer. Hat der Auftraggeber eine Bestellnummer oder Lieferantennummer genannt, gehört auch sie in die Rechnung; die Bestellnummer steht im Feld BT-13. Dazu kommen die Kontaktdaten des Verkäufers mit Name, Telefon und E-Mail, die Bankverbindung und die Zahlungsbedingungen.
Länder und Kommunen
Für Rechnungen an Länder, Städte, Gemeinden und Landkreise gilt die Verordnung des Bundes nicht. Jedes Land hat eigene Vorschriften erlassen, mit teils anderen Schwellen, eigenen Portalen und unterschiedlichen Fristen. Gemeinsam ist fast allen, dass sie die XRechnung annehmen und mit Leitweg-IDs arbeiten, deren erste zwei Ziffern das Land bezeichnen. Die verbindlichen Vorgaben für einen Auftrag erfahren Sie vom Auftraggeber, am besten schon bei der Bestellung. Die Grundlagen des Formats erklärt XRechnung.