E-Rechnungspflicht: Gilt sie für Ihr Unternehmen?
Kundenkreis und Umsatz eingeben: Der Check zeigt, ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen und was Sie heute schon empfangen können müssen.
E-Rechnung ausstellen ab
1. Januar 2028
Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 €: Papier und PDF bleiben 2027 erlaubt, die E-Rechnung wird zum 1. Januar 2028 Pflicht.
| E-Rechnungen empfangen können | Pflicht seit 1. Januar 2025 |
| Papier oder PDF (mit Zustimmung) noch bis | 31. Dezember 2027 |
| EDI-Verfahren ohne EN 16931 noch bis | 31. Dezember 2027 |
| Immer als Papier oder PDF erlaubt | Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise |
Grundlage: § 14 Abs. 1 und 2, § 27 Abs. 38 UStG; §§ 33, 34, 34a UStDV; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Die E-Rechnungspflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung annehmen können; eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht, ein E-Mail-Postfach genügt. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln aus § 27 Abs. 38 UStG: Bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, eine PDF allerdings nur mit Zustimmung des Kunden. Im Jahr 2027 bleibt das nur erlaubt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug; ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Rechnungen Pflicht. Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, die meisten steuerfreien Leistungen und Kleinunternehmer, die stets auch eine sonstige Rechnung ausstellen dürfen. Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht. Als E-Rechnung zählt nur ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1; eine bloße PDF ist keine E-Rechnung.
Die drei Stufen der Pflicht
Das Wachstumschancengesetz hat § 14 UStG neu gefasst. Ob eine Rechnung elektronisch sein muss, hängt seitdem von zwei Fragen ab: Geht die Leistung an einen anderen Unternehmer, und sind beide in Deutschland ansässig? Wenn ja, ist die E-Rechnung der Regelfall. Wann Sie sie tatsächlich ausstellen müssen, regelt die Übergangsvorschrift in § 27 Abs. 38 UStG.
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| ab 1. Januar 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier oder PDF weiter erlaubt, PDF mit Zustimmung |
| bis 31. Dezember 2026 | Pflicht | Papier oder PDF für alle erlaubt |
| im Jahr 2027 | Pflicht | Papier oder PDF nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €; EDI mit Zustimmung |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze |
Der Empfang hat keine Schonfrist. Das Bundesfinanzministerium stellt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klar, dass ein Unternehmer eine E-Rechnung nicht ablehnen darf und dass ein E-Mail-Postfach zur Entgegennahme ausreicht. Die Pflicht zum Ausstellen dagegen wächst stufenweise: erst die größeren Unternehmen ab 2027, dann ab 2028 alle.
Wer nicht betroffen ist
Die Ausnahmen stehen zum Teil im Gesetz, zum Teil in der Durchführungsverordnung. Für diese Fälle dürfen Sie auch nach 2027 eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen, wenn der Kunde zustimmt:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV. Typisch sind Bewirtungsbelege und Einkäufe an der Ladenkasse.
- Fahrausweise nach § 34 UStDV, etwa Bahn- und Flugtickets.
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel Vermietung von Wohnraum, ärztliche Heilbehandlung oder Versicherungsumsätze.
- Kleinunternehmer: Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen sie immer eine sonstige Rechnung ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie können.
Grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht unter die deutsche Pflicht. Ein französischer Lieferant oder ein Kunde in Österreich ist nicht im Inland ansässig, also bleibt die Form der Rechnung zwischen Ihnen frei, solange beide zustimmen. Gleiches gilt für Leistungen an Vereine oder Behörden, die nicht als Unternehmer handeln; für Rechnungen an die Bundesverwaltung gilt allerdings seit Jahren die E-Rechnungsverordnung, siehe E-Rechnung an den Bund.
Prüfen, ob Ihre Rechnung im Jahr X erlaubt ist
Die häufigste Frage im Alltag lautet nicht „gilt die Pflicht“, sondern „darf ich diese eine Rechnung noch als PDF schicken“. Das hängt vom Leistungsjahr, vom Vorjahresumsatz und von der Art der Rechnung ab. Der kleine Rechner beantwortet genau das:
Diese Rechnungsform ist
Diese Rechnungsform ist
Nur mit Zustimmung des Kunden
| 2025 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| 2026 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| 2027 | Nur mit Zustimmung des Kunden |
| ab 2028 | Nicht mehr zulässig |
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland heißen die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML; als E-Rechnung zählt es ab Version 2.0.1 und nur in den Profilen ab BASIC, nicht in MINIMUM und BASIC WL. Andere Formate wie EDI-Nachrichten sind zulässig, wenn sich die Angaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format übertragen lassen. Was das im Detail bedeutet, erklärt Was ist eine E-Rechnung?; welches Format zu Ihnen passt, XRechnung oder ZUGFeRD.
Was Sie jetzt tun sollten
Richten Sie zuerst den Empfang ein, denn der ist schon Pflicht: eine feste Adresse für Rechnungen, ein Programm oder Viewer zum Lesen und eine Ablage, die die XML-Datei unverändert aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 8 Jahre. Für das Ausstellen haben die meisten Unternehmen bis Ende 2026 Zeit; prüfen Sie trotzdem jetzt, ob Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Ohne eigene Software können Sie einzelne Rechnungen mit dem kostenlosen Rechnungsersteller schreiben.