E-Rechnungen aufbewahren: was, wie lange, in welcher Form
Jahr und Art der Unterlage wählen: Der Rechner nennt das Ende der Aufbewahrungsfrist und sagt, welche Datei Sie behalten müssen.
Aufbewahren bis
31. Dezember 2033
8 Jahre ab Ende des Jahres 2025; löschen frühestens am 1. Januar 2034.
| Was aufbewahren | Die XML-Datei im Originalformat |
| PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung | Nur bei steuerlich wichtigen Zusätzen |
| Umwandeln, etwa in TIFF | Die XML darf nicht verloren gehen |
| Auswertbar halten | Ja, für die Betriebsprüfung |
Grundlage: § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO, GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14. Juli 2025 (Rn. 119, 125, 131). Die Frist läuft nicht ab, solange sie für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht wird (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Erstellt von Radif Partners · Methode · UStG, BMF-Schreiben und XRechnung 3.0.2 geprüft am 25. Oktober 2026
Rechnungen müssen Sie nach § 14b UStG und § 147 Abs. 3 AO 8 Jahre aufbewahren; das gilt für ausgestellte wie für empfangene Rechnungen und seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auch für andere Buchungsbelege. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Mai 2025 darf deshalb erst nach dem 31. Dezember 2033 vernichtet werden, sofern keine Ablaufhemmung greift, etwa weil eine Betriebsprüfung läuft oder die Festsetzungsfrist einer Steuer noch offen ist. Bei der E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original: Die XML einer XRechnung oder die in eine ZUGFeRD-PDF eingebettete XML müssen Sie im empfangenen Format behalten. Nach den im Juli 2025 geänderten GoBD brauchen Sie die Bildseite einer ZUGFeRD-Rechnung nur dann zusätzlich, wenn sie steuerlich bedeutsame Angaben enthält, die nicht in der XML stehen. Die Ablage muss Änderungen ausschließen oder nachvollziehbar machen, und die Datei muss während der ganzen Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck genügt nicht.
Die Frist: 8 Jahre ab Jahresende
§ 14b Abs. 1 UStG verpflichtet jeden Unternehmer, ein Doppel seiner ausgestellten Rechnungen und alle erhaltenen Rechnungen 8 Jahre aufzubewahren. § 147 Abs. 3 AO setzt dieselbe Frist für Buchungsbelege. Die Frist läuft nach § 147 Abs. 4 AO ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder die Buchung gemacht wurde. Das Datum der Zahlung spielt keine Rolle.
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Rechnungen, ausgestellt und erhalten | 8 Jahre | § 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 12. Mai 2025 muss bis zum 31. Dezember 2033 vorhanden sein; vernichten dürfen Sie sie frühestens am 1. Januar 2034. Die Frist endet aber nicht, solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Diese Ablaufhemmung steht in § 147 Abs. 3 Satz 5 AO und greift zum Beispiel während einer Außenprüfung oder eines Einspruchs.
Aufbewahren bis
Aufbewahren bis
31. Dezember 2033
| Was aufbewahren | Die XML-Datei im Originalformat |
| PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung | Nur bei steuerlich wichtigen Zusätzen |
| Umwandeln, etwa in TIFF | Die XML darf nicht verloren gehen |
| Auswertbar halten | Ja, für die Betriebsprüfung |
Welche Datei das Original ist
Bei einer Papierrechnung ist das Blatt der Beleg, bei einer E-Rechnung die Datei. Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (Geschäftszeichen IV D 2 - S 0316/00128/005/088) hat die GoBD dafür angepasst. Nach Randnummer 119 ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Teil aufzubewahren, also die XML. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD verlangt Randnummer 125 die Bildseite nur, wenn sie Angaben enthält, die für die Besteuerung bedeutsam sind und in der XML fehlen, etwa handschriftliche Vermerke, die später als Beleg dienen. Randnummer 131 regelt die Umwandlung in ein eigenes Format: Wer die eingegangene Datei für seine Software umwandelt, muss das Original zusätzlich behalten.
In der Praxis ist die einfachste Lösung auch die sicherste. Legen Sie die Datei genau so ab, wie sie angekommen ist, und ergänzen Sie Buchungsvermerke in Ihrer Buchhaltung, nicht in der Datei. Eine XRechnung behält ihren Inhalt, auch wenn Sie sie im Viewer öffnen oder drucken; gespeichert wird dabei nichts.
Unveränderbar und lesbar ablegen
Die GoBD verlangen, dass eine Unterlage nicht unbemerkt verändert werden kann. Das erreichen Sie auf mehreren Wegen: mit einem Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungsprogramm, das Änderungen protokolliert, mit einem Speicher, der Dateien gegen Überschreiben sperrt, oder mit einem festgehaltenen Verfahren, bei dem Dateien nur einmal abgelegt und danach nur gelesen werden. Ein Ordner auf dem Rechner ohne Regeln und ohne Sicherung reicht in der Regel nicht.
Ebenso wichtig ist die Lesbarkeit über 8 Jahre. Speichern Sie die XML so, dass sie auch nach einem Wechsel der Software geöffnet werden kann, und halten Sie fest, mit welchem Programm Sie die Dateien anzeigen. Ein Viewer, der im Browser läuft, wie der dieser Seite, ist dafür eine robuste Rückfalllösung. Beschreiben Sie das Ganze in einer kurzen Verfahrensdokumentation: wo Rechnungen eingehen, wer sie ablegt, wie gesichert wird.
Eingang und Ausgang gleich behandeln
Die Pflicht gilt für beide Richtungen. Von Ihren eigenen Rechnungen bewahren Sie die Datei auf, die Sie verschickt haben, nicht nur die Daten in Ihrem Programm. Wie der Eingang gut organisiert wird, steht unter E-Rechnungen empfangen; was eine ZUGFeRD-Datei technisch enthält, unter ZUGFeRD.